La Ville de Tours a choisi le logiciel MGDIS Annuaire des associations pour assurer visibilité et valorisation de ses associations.
Pourquoi la Ville de Tours voulait se doter d’un logiciel tel que MGDIS annuaire des associations ?
La Direction des finances de la Ville de Tours avait déjà développé, il y a une dizaine d’années, un annuaire des associations « culturelles et sportives » qui s’est avéré être obsolète en interne comme en externe. En effet, les associations devaient fournir plusieurs fois des documents et souhaitaient avoir une meilleure visibilité de leurs activités.
En 2018, lors d’une enquête réalisée auprès des associations de la ville de Tours, 81% estimaient que la mise en ligne d’un annuaire des associations était une attente importante.
La Ville de Tours souhaitait simplifier les démarches administratives des associations et des services en mettant en place un téléservice « annuaire » sur le site de la collectivité. En parallèle, la DSI souhaitait, à terme, que les demandes et instructions des subventions soient dématérialisées.
Comment avez-vous initié ce projet entre le Ville de Tours et MGDIS ?
En avril 2019, un comité de pilotage associant plusieurs directions de la Ville de Tours – Direction des Systèmes d’Information, Direction des Finances, Direction des Sports, Direction des affaires culturelles, Direction de la vie
associative – a réalisé un benchmark des solutions logicielles existantes pouvant répondre à leurs problématiques.
Après ce benchmark des solutions logicielles existantes, nous avons souhaité en savoir plus sur ce que proposait MGDIS. Nous avons donc regardé les références de MGDIS en matière de gestion et de pilotage des aides ; ce qui nous a amené à engager les échanges et initier un fonctionnement en mode projet entre MGDIS et nos Directions.
La Direction de la vie associative a été désignée pour piloter cette équipe projet matricielle et a fait le choix de l’acquisition du Portail des Aides MGDIS, nous avons donc rédigé un cahier des charges précis afin de s’assurer que les workflows mis en place seraient bien cohérents avec les attendus de toutes les directions.
En novembre 2019, nous avons organisé une réunion de lancement pour formaliser l’engagement de la collectivité. S’en sont suivis des ateliers fonctionnels entre le chef de projet de MGDIS et la Ville de Tours.
Le projet a pu alors voir le jour en combinant des objectifs de modernisation mais aussi d’amélioration de la communication entre les associations et les services de la ville.
Quels sont les bénéfices constatés par la Ville de Tours depuis la mise en place de l’annuaire des associations ?
Processus entièrement dématérialisé et automatisé, l’annuaire des Associations MGDIS rend possible le recueil et la publication des données des activités associatives sur le site internet de la Ville de Tours.
Mis en ligne en avril 2020, il permet de valoriser 330 associations proposant 442 activités.
A la Ville de Tours, nous voulions mettre en valeur les activités d’une association, pas l’association dans sa globalité, afin que l’utilisateur puisse trouver l’activité recherchée.
La solution est bien perçue par les parties prenantes comme un vecteur de facilitation et de continuité de la communication entre les associations et les services de la ville. comme en atteste l’enquête de satisfaction réalisée en janvier 2021.
L’annuaire des associations est un outil de promotion des associations locales, dans le prolongement des manifestations que nous pouvons réaliser : Forum des associations, journées découverte.
Quelles sont les prochaines étapes du projet : envisagez-vous le déploiement d’autres dispositifs ?
Les prochaines étapes permettront de mettre en œuvre de nouveaux téléservices notamment pour assurer la gestion des demandes de subventions dans son intégralité. En effet, nous avons procédé en 2 phases : d’abord par la mise en place d’un téléservice simple de dépôt de pièces justificatives pour la campagne de 2021, puis pour la campagne de 2022 (en juin 2021) par le déploiement du téléservice dans son intégralité.
Nous envisageons le déploiement de nouveaux téléservices accessibles depuis le “Portail des Aides MGDIS”, pour ce faire, nous nous formons afin de pouvoir les développer en autonomie.
Parmi ces nouveaux téléservices, il y a : la “demande d’inscription au forum des associations”, et par la suite possiblement la “gestion d’occupation des salles et de matériel” et “l’occupation du domaine public”.
Quelle est votre satisfaction globale vis-à-vis de la solution et de l’accompagnement MGDIS ?
Nous sommes très satisfaits du résultat du logiciel MGDIS Annuaire des associations qui donne une visibilité importante aux activités des associations tel que cela avait été souhaité par la Ville de Tours. Cela a permis de simplifier le travail des agents de la collectivité par rapport à ce qui existait auparavant.
Nous sommes également très satisfaits de la relation de confiance établie avec le chef de projet MGDIS, de la réactivité de ses interventions. Globalement, nous avons le sentiment que nos enjeux ont bien été compris par MGDIS et nous avons déjà eu l’occasion de recommander MGDIS auprès d’autres collectivités.
