Le logiciel Essentiel Associations permet aux agents de simplifier les démarches de demandes de subventions des associations de la Ville de La Crau et de supprimer les dossiers papier.
Gilles ROBIN
Responsable du pôle des services à la population
Isabelle AUDASSO et Virginie GOURRIN
Agents administratifs et d’accueil
Service Sports – Jeunesse – Vie Associative de la ville de La Crau
Pourquoi la ville de La Crau souhaitait dématérialiser les dossiers de demandes de subventions de ses associations ?
La Métropole Toulon Provence Méditerranée, rassemblant douze communes dont la Ville de La Crau, est équipée du logiciel MGDIS Portail des Aides pour la dématérialisation des demandes de subventions des associations.
Afin d’harmoniser les démarches des usagers, déjà utilisateurs de cet environnement informatique à travers le portail de la Métropole, la Ville de La Crau a choisi de s’équiper du logiciel Essentiel Associations également édité par MGDIS.
Ce portail permet aux agents de simplifier les démarches de demandes de subventions des associations de la Ville de La Crau et de supprimer les dossiers papier.
Quelles ont été les principales phases de ce projet ?
En 2020, nous souhaitions nous équiper du logiciel Essentiel Associations et en avons fait la demande auprès des élus
afin qu’un budget soit prévu à cet effet.
Au printemps 2021, le budget nous a été accordé pour lancer ce projet de dématérialisation des dossiers de demandes d’aides des associations. Cela a été assez rapide car nous n’avons pas eu à lancer d’appel d’offres car MGDIS est référencé au catalogue de l’UGAP.
Quels sont les bénéfices observés depuis que vous utilisez le logiciel ?
Actuellement, nous avons géré notre première campagne de subventions à travers le logiciel. La ville de La Crau compte environ 150 associations, dont une soixantaine qui ont réalisé une demande de subventions cette année.
La plupart des associations ont saisi leurs demandes d’aides en autonomie mais nous en avons également accompagnées certaines peu à l’aise avec l’informatique.
Le logiciel Essentiel Associations est ergonomique : lors de la création de la demande de subventions, on passe d’une étape à une autre grâce au fil d’ariane.
Pour joindre les pièces justificatives en ligne, un simple clic sur les icônes conduit directement dans l’arborescence de l’ordinateur dans lequel sont classés les documents. Lors de la 2ème campagne en fin d’année, cela ira plus vite pour les associations puisque leurs comptes avec leurs statuts sont déjà créés.
Quelle est votre satisfaction vis-à-vis de l’accompagnement MGDIS et de la solution ?
Le chef de projet qui nous a accompagné tout au long du projet était très impliqué : efficace et toujours dans le temps imparti ! Ça a été une bonne collaboration entre la Ville de La Crau et MGDIS.
Nous sommes satisfaits par le logiciel Essentiel Associations : C’est intuitif, bien pensé et facile d’utilisation. Lorsque nous avons une demande, le service support de MGDIS est très réactif et répond rapidement à nos demandes.
Nous sommes prêts à le recommander à d’autres collectivités qui souhaitent dématérialiser les dossiers de demandes d’aides de leurs associations.
