Le logiciel Essentiel Associations répond aux besoins de l’Université Lumière Lyon 2 pour centraliser les demandes de subventions et les suivis d’agréments des projets associatifs étudiants.
Pourquoi l’Université de Lyon 2 voulait dématérialiser ses procédures ?
Nous recherchions une plateforme dédiée aussi bien pour les subventions que pour les suivis d’agréments des projets associatifs des étudiants. Une solution clé-en-main mais qui soit adaptable à nos besoins spécifiques, pas juste un formulaire Cerfa à remplir !
Ensuite, cela a été rapide, la plateforme a été ouverte en quelques semaines pour être prête pour la rentrée universitaire de septembre 2021.
Pour la création des téléservices, MGDIS nous a accompagné sur l’évolution de nos process afin de les simplifier et les rendre dématérialisés.
A ce jour, pouvez-vous détailler les téléservices ouverts ?
Nous avons déployé 3 téléservices : la demande de subvention, la demande d’agrément et le dépôt de bilan de subventions. A début 2022, plus de 50 dossiers ont été déposés au travers de la plateforme.
Depuis l’ouverture du portail, nous avons réalisé 3 commissions lors desquelles les étudiants viennent nous présenter leurs projets, et à l’issue desquelles la commission délibère.
Lors de cette délibération, les projets étudiants retenus obtiennent la subvention demandée ; avec motivation et pièces justificatives à l’appui.
Ensuite, nous débloquons les fonds et accompagnons les étudiants dans la réalisation de leur projet.
Par la suite, les étudiants doivent rendre compte de l’utilisation des subventions octroyées en les justifiant par les factures et le bilan complet déposés sur le portail Essentiel Associations deux mois après la fin de l’action.
Quels sont les bénéfices observés depuis que vous utilisez le logiciel ?
Côté instructeur : des bénéfices indéniables car c’est un gain de temps considérable lorsque l’on reçoit tous les dossiers de demandes directement centralisés sur la plateforme, et non par mails dispersés. Ne serait-ce que pour l’instruction c’est parfait car on reçoit les dossiers, on les rattache et aussitôt la commission de subventions est prête !
Prochainement, nous allons prendre le temps de paramétrer notre tableau de commissions tel que nous l’avons en version tableur. Toute l’équipe peut avoir accès au même historique des étapes des dossiers et avoir un suivi global au même endroit.
Côté étudiant : les étudiants attendaient la dématérialisation et peuvent désormais créer facilement leur tiers en déposant à tout moment les pièces justificatives et réaliser sur le portail leurs demandes de subventions.
Ensuite, les étudiants peuvent suivre le fil d’ariane afin de suivre leur demande d’agrément et reçoivent des notifications par mail à chaque traitement par les instructeurs de leurs dossiers.
Quelle est votre satisfaction vis-à-vis de la solution et de l’accompagnement MGDIS ?
Après quelques mois d’utilisation, nous sommes satisfaits par le logiciel Essentiel Associations et nous attendons d’avoir une année complète pour établir le bilan qui est déjà positif à ce stade. Les équipes MGDIS ont été réactives lors de la mise en ligne de la plateforme pour la rentrée 2021 et continuent de nous accompagner pour ajuster des paramétrages de téléservices si besoin.
