Didier Alain, responsable du programme ESMS numérique à la CNSA, met en avant l’importance du logiciel AIDEN dans la gestion de ce programme, qui vise à accélérer la transition numérique dans le secteur social et médico-social, notamment à travers l’implémentation du « dossier de l’usager informatisé ». Ce programme, touchant plus de 35 000 structures et financé de manière décentralisée par les ARS, utilise des téléservices pour suivre les demandes de financement et les paiements, assurant ainsi une traçabilité et une sécurité des données. AIDEN permet un suivi détaillé des projets et soutient efficacement les ARS dans l’accompagnement des porteurs de projets, grâce à sa richesse fonctionnelle, sa fluidité et son ergonomie, tout en garantissant une forte satisfaction des utilisateurs et un service réactif de MGDIS.
Une collaboration de plus de 10 ans : La CNSA et MGDIS, un partenariat solide pour une solution pérenne
C'est une histoire ancienne MGDIS avec la CNSA puisque ça fait plus de 10 ans que la CNSA travaille avec MGDIS.
Le choix a été fait en particulier pour pouvoir s'appuyer sur un progiciel, AIDEN, et non pas une solution maison dont on connaît les fragilités en terme de pérennité qui sont toujours un petit peu liées aux personnes qui les ont développées.
Le programme ESMS numérique vise à accélérer la transition digitale dans le secteur social et médico-social
Alors le programme ESMS numérique c'est un programme qui vise à accélérer le virage numérique pour les structures du secteur social et médico-social. Très succinctement, il s'agit de pouvoir faire s'équiper les établissements et services du secteur en logiciel de "dossier de l'usager informatisé" et de développer une utilisation réelle auprès de tous les professionnels impliqués dans l'utilisation de ce dossier de l'usager informatisé.
Le projet ESMS numérique : Une initiative de grande envergure, décentralisée et multifinanceur pour le secteur social et médico-social
C'est un projet qui a comme grande caractéristique d'abord sa taille. A terme fin 2025, le projet embarquera plus de 35000 structures qui seront en fait regroupées autour de probablement 1 200 opérations puisque les structures se regroupent pour pouvoir déposer leurs projets. Des opérations de grandes tailles avec beaucoup de données et un programme qui n'est pas piloté à la CNSA en central mais qui est bien fortement déconcentré auprès des agences régionales de santé (ARS) puisque ce sont les agences régionales de santé qui font le plus gros du travail du programme à savoir : sélectionner les bons porteurs de projets, sélectionner les projets, attribuer les financements et surtout suivre les projets de bout en bout. C'est un programme qui est à la fois très territorialisé, on l'espère le plus près possible des porteurs de projets pour pouvoir avoir des accompagnements qui soient adaptés, et en même temps un projet qui a la caractéristique d'être multifinanceurs.
Il y a une cascade de financements entre la CNSA qui pilote les financements en début de campagne et qui ensuite répartie ses financements par auprès de chaque ARS. Chaque ARS ensuite va piloter sa propre enveloppe de financement qu'elle va attribuer aux différents porteurs. Ca c'est deux caractéristiques qui sont importantes et qui font qu'on a besoin d'un produit qui soit capable d'implémenter des solutions, où on travaille dans un programme de financement national mais qui va être ensuite délégué et piloté au niveau des régions.
Deux téléservices clés du programme ESMS numérique : Gestion des demandes de financement et suivi des paiements
Dans le programme ESMS numérique nous utilisons essentiellement deux téléservices. Le premier téléservice qui est le téléservice de demande qui permet à un demandeur de financement, donc en l'occurrence dans le programme une structure porteuse d'un projet d'informatisation, de gérer sa demande ; du dépôt de la demande jusqu'à sa transmission au financeur qui est donc une ARS. Puis ensuite de pouvoir avoir le suivi de sa demande jusqu'à son acceptation. Suivi important de cette demande qui permet aussi, entre le porteur et l'ARS, d'avoir des échanges durant l'instruction de la demande, échanges, qui pour le coup sont tracés et permettent d'avoir un haut degré de conformité d'auditabilité de ces échanges pour bien notamment démontrer que les instructions sont faites dans des conditions de neutralité et qu'il a pas de favoritisme qui est fait pour tel ou tel porteur.
Le second téléservice que nous utilisons est le téléservice de suivi des paiements. C'est à dire qu'au décours du déroulement du projet il y a un certain nombre de jalons de paiement des subventions qui sont accordées et ce téléservice permet de gérer tout le cycle de vie d'un paiement. De la demande de paiement jusqu'au recueil des preuves qui permettent à l'ARS d'accepter ou de refuser le paiement et y compris avec la gestion des avenants au contrat principal qui permettent de moduler la subvention au cas où il y a des variations entre le projet tel qu'il était prévu initialement et le projet tel qui est en train de se réaliser.
Traçabilité, auditabilité et sécurité des données : les atouts majeurs du logiciel AIDEN pour la CNSA
Le tout premier bénéfice qui est extrêmement important pour une caisse de sécurité sociale c'est la traçabilité et l'auditabilité des informations.
En tant que caisse de sécurité sociale nous sommes soumis à des obligations de traçabilité extrêmement fortes par la Cour des comptes tous les ans qui audite nos systèmes et nos comptes. En l'occurrence le programme ESMS numérique est financé par des Fonds Européens et donc nous sommes audités en particulier sur ces fonds-là. Donc voilà premier sujet tout ce qui est auditabilité des différentes étapes des processus pour garantir à la fois que les instructions sont faites dans des conditions de transparence, de neutralité vis-à-vis de nos porteurs, pour vérifier que les instructions sont aussi faites dans la conformité par rapport aux règles du programme et par rapport aux règles de la façon dont l'argent public est réparti. C'est vraiment un avantage qui pour nous à lui seul en fait justifie le fait de s'appuyer sur un progiciel et là-dessus il est vrai que AIDEN a quand même des atouts très importants puisque le niveau d'historisation est quand même très très fort.
Associés à cette auditabilité et la traçabilité, il y a évidemment les aspects de sécurité des données. Sécurité des données dans tous les aspects effectivement sauvegarde mais aussi gestion des habilitations. Là aussi ça rejoint aussi les obligations de conformité pour nous assurer que les données ne sont modifiées que par les personnes qui ont les droits pour les modifier et donc nous assurer que les données sont des données imputables aux personnes qui déclarent les avoir saisies.
Donc ça, ça fait partie des éléments de sécurité : disponibilité, confidentialité, intégrité des données et imputabilité. J'insiste c'est un élément qui est majeur la gestion des habilitations dans AIDEN est quand même bien faite et les traces permettent de voir qui fait quoi à toute étape et d'attribuer certaines étapes de processus à certains utilisateurs. Uniquement ça justifierait complètement le choix du logiciel AIDEN.
Suivi et pilotage optimisés : La collaboration renforcée entre ARS et CNSA grâce à AIDEN
On peut travailler ensemble entre ARS et CNSA et les ARS peuvent avoir un suivi de leur portefeuille d'opération qui est centralisé dans AIDEN. Il y a aussi des fonctionnalités du type export des tableaux de bord qui leur permettent de pouvoir construire aussi des états de suivi extrêmement précis.
On est très gourmands, comme tout organisme national en éléments de pilotage donc on a beaucoup d'échanges de données, beaucoup de demandes d'informations aux ARS, donc la richesse des informations qui sont collectées dans AIDEN permettent d'avoir un niveau de suivi quand même extrêmement fin.
Transparence et accompagnement renforcé : l'impact d'AIDEN sur le suivi des porteurs de projets
Un des grands intérêts d'AIDEN c'est de pouvoir informer le porteur à chacune des étapes de son instruction. Donc dès le départ, c'est-à-dire quand le porteur a déposé son dossier. Le fait que l'ARS prenne en charge l'instruction et donc démarre l'instruction le porteur de projet est informé de cette première étape. Ensuite à chaque étape l'utilisateur va être informé. Donc au lieu d'avoir un grand tunnel sombre et inquiétant pour le porteur, entre le moment où il a déposé sa demande et le moment où il a in fine une réponse, il a des signaux importants et des signaux qui peuvent éventuellement dire "on arrête ici votre projet n'est pas recevable ou n'est pas éligible ou n'est pas retenu" et donc le porteur peut soit faire son deuil définitivement, soit retravailler son dossier pour une campagne suivante et donc continuer son processus de recherche de financement.
Comme je disais tout à l'heure il y a une possibilité d'échange formalisé entre le porteur et l' ARS, en tout cas le service instructeur, ça c'est important parce que ça veut dire que ces éléments, je reviens encore à la conformité et à l'auditabilité des traces ; ça veut dire que quand on échange avec un porteur et qu'on prend une décision et ce n'est pas juste sur la parole de l'instructeur en disant "oui j'ai demandé telle information supplémentaire". Non, tout ça est tracé et donc la qualité de l'échange au décours d'une instruction entre un porteur et une ARS est aussi un élément qui peut être tracé dans AIDEN. Accessoirement ça montre aussi, et ça c'est un quelque chose qui est auquel on est particulièrement attentif à la CNSA en particulier sur le programme, ça permet aussi de montrer ces échanges ; la densité de l'accompagnement qui est fait par les ARS auprès des porteurs de projets le numérique dans le médico-social c'est quelque chose qui est assez difficile avec peu de financement avant le programme ESMS numérique. Donc les porteurs ont pris un gros retard et donc il y a un énorme travail d'accompagnement par les ARS pour voir arriver à faire en sorte que les établissements viennent chercher les financements et cet accompagnement il est en partie en partie tracé grâce aux échanges qu'on peut trouver dans le portail AIDEN. Ca c'est vraiment très précieux en terme de valorisation de la qualité de travail d'accompagnement qui est fait par les ARS.
AIDEN : Richesse fonctionnelle, écoute et fluidité au service du programme ESMS numérique
Le premier adjectif pour qualifier AIDEN, ce serait richesse : richesse fonctionnelle. C'est quand même un outil qui est remarquable en terme de richesse je pense que d'ailleurs en ce qui concerne notre programme on sous-exploite encore cette richesse fonctionnelle ! Mais ça c'est hyper important parce que les processus de financement sont des processus qui sont très nombreux, très complexes, avec une grande variabilité. Donc avoir un outil qui est capable de répondre à toute la diversité des processus de financement c'est quelque chose de très important. On n'est pas enfermé. Le deuxième ce serait peut-être pas pour AIDEN mais les équipes de MGDIS. On a une qualité d'écoute par les équipes de MGDIS qui est très très bonne. On va pas dire que dès qu'on fait une demande MGDIS nous répond dans les 2 heures oui tout le temps. C'est pas comme ça que ça marche ! MGDIS c'est un éditeur professionnel donc il a aussi ses cycles de validation mais en tout cas on a toujours une écoute de la part de MGDIS quand on a soit une difficulté à résoudre sur tel ou telle fonctionnalité, soit un besoin d'évolution, soit un besoin ponctuel de prestation spécifique. Donc cette proximité de MGDIS avec ses clients nous paraît être quelque chose de tout à fait important. Troisième adjectif pour AIDEN : c'est un outil qui est full web, ce qui veut dire que c'est un outil qui est léger, qui est ergonomique, qui a des temps de réponses la plupart du temps qui sont très très bons donc je dirais fluidité : fluidité du produit.
AIDEN : Un outil indispensable et satisfaisant pour l'équipe ESMS numérique
Dans notre quotidien professionnel, dans notre équipe ESMS numérique, AIDEN c'est un produit qui est satisfaisant qui nous rend de grands services et dont on ne veut pas se passer !
La satisfaction client au cœur de MGDIS : Un partenariat renforcé grâce à l'animation du club utilisateurs
On sent bien que la première de MGDIS qui transparait au travers de ces utilisateurs c'est la satisfaction du client. Ca parait une espèce de formule toute faite mais croyez mon expérience qui commence un petit peu à dater, on a pas la même qualité d'écoute chez tous les éditeurs donc cette animation du club utilisateurs pour moi est vraiment des points forts de MGDIS.
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