Les établissements de santé sont aujourd’hui confrontés à de forts enjeux de santé publique. Le traitement de la crise sanitaire que nous connaissons a trouvé une partie de sa réponse dans le Ségur de la Santé dont l’objectif était notamment de donner aux centres hospitaliers les moyens de leurs actions. Certains établissements de santé gèrent leur stratégie financière avec des tableurs de type Excel®, est-ce suffisant d’un point de vue sécurité des données ?
Les Centres Hospitaliers ont de nouveaux moyens à piloter
Dans un contexte d’augmentation de la vétusté de ces établissements une partie de ces moyens a été consacrée à l’investissement.
19 milliards d’euros doivent ainsi être déployés pour :
- Restaurer la capacité financière des établissements
- Améliorer les investissements du quotidien
La Loi de Financement de la Sécurité Sociale a mis en musique le Ségur de la Santé en donnant notamment aux ARS la compétence de distribuer les aides sur leur territoire. Des contrats de restauration des capacités financières ont donc été signés avec des établissements de la région afin de bénéficier de dotations permettant d’alléger les impacts financiers de la dette. En parallèle, à la suite d’appels à projet des subventions ont été allouées pour permettre de financer les investissements du quotidien.
Les centres hospitaliers vont donc devoir travailler à la planification des projets associés à ces aides. D’autant que l’objectif est de réactiver la capacité des établissements à investir pour se moderniser. Il est donc impératif à la fois d’identifier dans le détail les projets à mettre en œuvre et de définir les autres modalités de financement de ces projets. Cette mission ne peut être menée à bien que si les établissements utilisent des outils de gestion performants.
Excel® est-il incontournable pour gérer sa stratégie financière ?
Certains établissements ont fait le choix d’utiliser des tableurs de type Excel® pour poser leur stratégie d’investissement. Ces outils ont effectivement des avantages. Ils permettent notamment de définir soi-même la manière de construire ses projets et de piloter ses actions. Ils sont facilement utilisables sans nécessité de formation ou de connaissance approfondie.
Cette souplesse présente cependant des inconvénients :
- la création d’un outil de pilotage budgétaire des projets Ségur dépend exclusivement de la maîtrise des fonctionnalités par le créateur du fichier. Si cette compétence est peu élevée, l’apport d’un fichier pour un pilotage efficace pourra vite trouver ses limites. Même si la personne à l’origine du fichier dispose d’une connaissance approfondie de la création de fichier Excel®, elle n’est pas à l’abri d’erreurs de formule. On parle donc bien ici d’un premier écueil : le manque de sécurité et de garantie de fiabilité des données. Ainsi un rapport de l’Université d’Hawaï a montré que 88% des feuilles de calcul contiennent des erreurs dans les données. Et parmi ces inexactitudes la moitié était causée par des erreurs humaines (fautes de frappe, espaces en trop…). KPMG corrobore ce constat après avoir analysé un échantillon de 22 feuilles de calcul. Parmi elles, 91% comportaient des erreurs.
- le tableur est souvent détourné de sa fonction et des objectifs qu’il poursuit. Le tableur est un outil permettant la gestion et non l’analyse. Il permet d’organiser l’information pour pouvoir par exemple alimenter des rapports d’activité mais ne permet en aucun cas d’analyser de manière pertinente les données. La construction d’alertes est possible grâce aux formules de calcul mais elle est parfois complexe à mettre en œuvre et suppose que les ratios utilisés soient correctement définis. Bref, l’utilisateur risque de passer plus de temps à définir quelles informations il veut mettre en exergue et la manière d’ordonner les données que d’analyser la situation.
La solution : des logiciels métiers pour garantir la sécurité des données
Pour gagner en temps et en sécurité, il est donc impératif que l’établissement s’équipe de solutions lui permettant de piloter sa programmation tout en analysant sa situation budgétaire. Ces outils pour répondre à ces objectifs doivent permettre de planifier facilement les projets à mettre en œuvre. Ils doivent également accompagnés les établissements dans l’identification précise des besoins de financement de ces projets. Ils doivent par ailleurs permettre une analyse approfondie de la situation budgétaire afin de définir un EPRD et un PGFP équilibrés. Enfin, une application bien pensée doit permettre aux établissements d’éditer les rapports dont ils ont besoin pour présenter leur stratégie en interne ou en externe (notamment auprès des ARS).
Le choix fait par l’établissement de se doter d’un outil de stratégie financière et budgétaire doit donc être guidé par ces considérations. MGDIS Stratégie Financière vous donne les moyens de construire et piloter vos projets et vos budgets grâce à des fonctionnalités innovantes (diagramme de GANTT pour planifier vos projets, interface HELIOS pour intégrer vos données financières, export ANCRE pour communiquer simplement votre EPRD et votre PGFP)… et cela en toute sécurité.
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