Pour optimiser le suivi budgétaire et instaurer un dialogue de gestion efficace, il est essentiel de disposer d’outils adaptés qui permettent de stocker et de sécuriser les données. Excel peut être utile pour certaines tâches, mais il a ses limites et ne doit pas être utilisé comme la seule solution pour gérer le suivi budgétaire et le dialogue de gestion.
Pourquoi détourner Excel à d’autres usages de ce pour quoi il est fait ?
Nous avons tous utilisé des fichiers Excel pour diverses tâches, comme établir la liste d’invités pour un anniversaire ou comparer les prix de différents carburants. Cependant, utiliser Excel pour gérer le suivi budgétaire et le dialogue de gestion va au-delà de ses fonctions initiales.
Excel est un tableur qui affiche des données sous forme de tableaux et permet de manipuler des données organisées en lignes et en colonnes, mais il n’est pas conçu pour la communication et ne permet pas de stocker des données de manière sécurisée.
Pourtant, nous continuons à l’utiliser pour ces tâches pour trois raisons évidentes : sa facilité d’utilisation, sa capacité à modéliser la donnée en fonction de nos besoins et notre ignorance quant à l’existence d’outils plus simples et plus sécurisés.
En effet, si l’on peut louer le côté « pratique » d’Excel, cette solution trouve rapidement ses limites surtout lorsque l’on parle de suivi budgétaire et de dialogue de gestion.
La limite d'Excel pour la fiabilité des données
La première limite est la gestion efficace de la donnée. Excel permet de modeler la donnée et d’intégrer des formules de calcul, mais il n’y a aucune garantie que la donnée est fiable ou que les formules le sont.
Dans le cadre du suivi budgétaire et du dialogue de gestion, il est essentiel que la donnée soit fiable et que les formules soient correctes pour permettre des échanges pertinents entre les services et la Direction des Affaires Financières.
Si plusieurs directions opérationnelles font des propositions, cela rend la gestion de la donnée encore plus complexe et augmente les risques d’erreurs.
La limite d'Excel pour la sécurité des données
La deuxième limite est liée à la sécurisation de la donnée. Même si la donnée est fiable, il est difficile de garantir sa sécurité lorsqu’elle est stockée sur des serveurs partagés.
Excel n’est pas conçu pour stocker des données de manière sécurisée, ce qui peut augmenter les risques de violation de la sécurité des données.
Pour garantir la cohérence et la sécurité des données, il est préférable d’utiliser des outils dédiés qui permettent de suivre les budgets des directions et d’échanger dans le cadre du dialogue de gestion sur le pilotage de ces budgets.
La Direction des Affaires Financières au cœur du dialogue de gestion
Des solutions informatiques existent et permettent de sanctuariser le suivi budgétaire et le dialogue de gestion, et surtout de créer du liant. Du liant entre la démarche de suivi budgétaire et le dialogue de gestion mais également du liant entre directions opérationnelles et Direction des Affaires Financières.
Pour faciliter cette prise de position, il est impératif que deux prérequis soient respectés :
- Que la fiabilité et la sécurité des données soient garanties,
- Que les échanges avec les directions soient facilités.
Or, seule une solution informatique dédiée peut à la fois garantir la fiabilité de la donnée et la cohérence d’un suivi budgétaire avec un dialogue de gestion sanctuarisé. Parmi ces solutions, nous pouvons citer NUMENS.
Pourquoi conjuguer suivi budgétaire et dialogue de gestion au sein d'une même solution ?
NUMENS est un logiciel dédié à la gestion budgétaire et au pilotage de la performance. Il permet de faciliter le suivi budgétaire et de renforcer le dialogue de gestion. Le logiciel NUMENS s’intègre facilement à l’environnement de travail des utilisateurs, ce qui en fait une solution simple et rapide à déployer.
Avec NUMENS, il est possible de :
- Donner à la DAF un rôle d’animateur tout en consolidant sa fonction de contrôle de l’application du budget,
- Gagner du temps dans la mise en œuvre du suivi budgétaire pour consacrer le temps gagné à la prise en charge effective du patient,
- Fluidifier les échanges entre DAF et directions opérationnelles mais également directions opérationnelles entre elles,
- Sécuriser le calcul et le stockage de l’information.
