Comment simplifier les démarches de demandes de subventions aux associations par la mise en place d’un guichet unique ?
Yann ARTETA, chef de projet des Systèmes d’Information à la ville de Meudon, nous livre son retour d’expérience sur la mise en place du logiciel MGDIS – Aides aux associations.
Pouvez-vous nous donner quelques informations sur le contexte associatif de la ville de Meudon ?
Oui, pour résumer en quelques chiffres, il s’agit de :
- 45317 habitants (données 2014),
- Environ 300 associations recensées,
- 110 demandes de subventions (de fonctionnement) en 2017,
- 1 642 580 € versés en 2017 (pour fonctionnement)
Quelle a été la genèse du projet ?
La réflexion s’est faite sur plusieurs mois s’étoffant au fil du temps au sein de plusieurs services.
Nous nous sommes rendu compte qu’au fur et à mesure que l’enveloppe budgétaire s’amincissait, conséquence de la diminution de la dotation aux collectivités territoriales (-7% en 2 ans), la tendance du nombre de services et d’aides annexes non comptabilisés augmentait.
A cet effet, et dans le cadre du projet relatif à l’Open Data, nous nous sommes attelés à un chantier de modernisation des aides aux associations au sein de la mairie de Meudon. Cela concerne autant la prise en compte de toutes les aides accordées aux associations que l’étendue des services et métiers concernés.
- Implication des directeurs et élus dans le processus avec l’application au moyen d’interfaces en adéquation
- Intégration des demandes de subventions dans notre outil de gestion financières Astre GF
Comment qualifiez-vous les gains attendus suite à la mise en place de la solution MGDIS ?
Dans un premier temps il s’agissait de renouveler un outil vieillissant même si l’aspect dématérialisé des procédures existait déjà. L’objectif était donc de remplacer le système actuel tout en considérant les évolutions à prendre en compte évoquées précédemment.
Soucieux des nouvelles règlementations notamment en matière de sécurité et plus récemment de protection des données (RGPD), nous pensions initialement installer l’application en nos locaux.
Fonctionnellement, nous attendions un outil capable de supporter notre montée en puissance sur l’ensemble des champs d’application évoqué précédemment.
L’idée était autant de gagner en image et mieux communiquer auprès des acteurs (associations, élus, etc…) que d’améliorer l’approche analytique des aides aux associations.
Accessoirement, notre service financier a émis la volonté d’inclure dans l’outil à venir un volet traitant nos propres dossiers de subventions auprès de nos partenaires (Conseil départemental, régional, ainsi que l’état).»
Comment le projet a-t-il été lancé ?
Ce projet s’est initié par la rédaction d’un cahier des charges conjointement entre la DSI, la chargée de coordination de l’instruction des dossiers, le service finances, en prenant également en compte les attentes des différents intervenants abordés précédemment.
Cette rédaction a pris environ un an avec un certain nombre d’allers retours, notamment avec des vœux et des contraintes complémentaires, ce qui a permis d’aboutir à un appel d’offres.
L’offre MGDIS comportaient beaucoup d’éléments intéressants notamment sur la question d’autonomie vis-à-vis de nos interlocuteurs (associations) puisqu’ils ont la totale maîtrise de gestion de dossier (depuis la demande d’un compte jusqu’à la transmission du dossier, et, si nous le souhaitons, de versements partiels ou intégraux), mais également de nos services compte tenu d’une évolution dans le temps.
L’offre proposait également un large éventail de possibilités concernant la phase d’instruction jusqu’à la décision du conseil municipal ainsi que les paiements.
Enfin la consolidation des données se fait via un infocentre complet et accessible. La solution MGDIS a été choisie en mars 2017. »
Que pouvez-vous nous dire sur le déroulement du projet ?
Le déploiement de l’application s’est déroulé dans sa première version exploitable pour une première campagne début septembre.
Nous avons été particulièrement sensibles à la roadmap afin de coordonner et promouvoir le déploiement des fonctionnalités auprès de nos interlocuteurs en fonction des besoins.
Par exemple, l’implémentation de la partie paiements, et interfaçage avec l’outil GF, coïncide avec notre calendrier.
La délibération aura lieu fin mars, les notifications suivront dans le même temps. Les premiers ordres de paiement seront alors à l’ordre du jour, en phase avec le déploiement de l’interface proposée par MGDIS avec Astre GF.
Nous prévoyons la formation des utilisateurs quelques semaines avant le conseil municipal ad-hoc afin que les manipulations et informations à suivre soit fraîche pour une utilisation sur des cas concrets.
Après plusieurs mois d’utilisation de la solution MGDIS, quels en sont les gains constatés ?
L’outil MGDIS Essentiel aides aux associations a permis dès son déploiement de formaliser et structurer le séquencement des étapes.
Les effets de ce nouveau déploiement seront beaucoup plus probants lors de la prochaine campagne, courant juin, lorsque les utilisateurs pourront réutiliser leurs informations et documentation saisies initialement, ou encore lorsque les utilisateurs constateront que ces mêmes éléments seront également ré-exploitables à partir de nouveaux téléservices.
Le même temps d’adaptation et d’appropriation est nécessaire pour les agents de la mairie mais on constate un certain ressenti du confort, notamment quant à la recherche et l’instruction des dossiers.
Notre chargée de coordination a notamment constaté l’intérêt et la facilité de construire et dresser des listes directement à partir de l’interface agents – Tableaux de bord – sans notion de requêtage.
Comment les parties prenantes perçoivent-elles l’outil ?
Les utilisateurs se sont globalement approprié leur nouvel outil même s’ils attendent quelques adaptations
L’idée était dans un premier temps de réussir à transposer l’outil utilisé jusqu’à maintenant sans que les associations aient la sensation d’avoir été lésées en ergonomie.
Beaucoup d’utilisateurs de l’application sont des présidents de petites structures ayant des difficultés liées aux nouvelles technologies.
Madame, Monsieur, Je tiens à vous adresser ma satisfaction de pouvoir utiliser votre portail pour les associations. Il est clair et intuitif. C'est beaucoup plus pratique que de remplir des formulaires que d'autres villes nous fournissent en .pdf et qu'on ne peut même pas modifier. Je suggère que Meudon fasse la promotion de votre outil auprès des autres communes de la communauté d'agglo.
Pouvez-vous nous dire un mot sur les perspectives envisagées ?
La seconde étape du projet consistera, dès cette année, à inclure d’une part la possibilité de distinguer les demandes de subventions exceptionnelles (projets), et de considérer cette valorisation d’aides en natures & services au sein de l’outil. Cette vision globale donnera alors une approche pertinente et réelle des dépenses accordées aux associations.
