La ville d’Arras a choisi le logiciel MGDIS – Pilotage des Aides Versées pour dématérialiser son processus de demandes de subventions.
Pourquoi la ville d’Arras s’est équipée du logiciel Pilotage des aides versées ?
Au départ, c’était pour simplifier le travail des administratifs car gérer des dossiers papier et des courriers de relance, nous faisait perdre un temps énorme et cela était coûteux. Les agents passaient plus de la moitié de leur temps sur de l’administratif, à vérifier les dossiers, les pièces jointes, à relancer les demandeurs.
Nous avons donc décidé de dématérialiser la chaîne du process, de la demande de subventions au paiement, ou au refus.
Notre périmètre actuel est exclusivement réservé aux associations. Désormais, 300 associations sont subventionnées au travers du Portail des Aides. Dans le cadre de la modernisation de 2020-2021, nous allons étendre le périmètre MGDIS vers d’autres structures bénéficiaires.
Pourquoi avez-vous choisi la solution MGDIS ?
Nous n’étions pas satisfaits de la solution précédente, nous avons donc réalisé un benchmark en 2017. Nous avons appelé quelques-unes de vos références pour avoir un retour utilisateurs, un retour du métier, et tout le monde en était satisfait donc on s’est décidé.
Quels changements percevez-vous depuis l’acquisition de MGDIS – Pilotage des Aides versées ?
Le fait que tout soit dématérialisé à travers le Portail des demandes facilite la vie de tout le monde, pouvoir échanger en direct via mail et de pouvoir envoyer des relances pour pièces manquantes. Le changement majeur est la simplification des process, avec une multiplication par 4 du taux de production sur ce périmètre. De plus le workflow de validation et transmission est très simple. Depuis l’acquisition de la solution le gain de temps est significatif.
Recommanderiez-vous le logiciel MGDIS à d’autres collectivités ?
Nous recommandons et recommanderons encore cette solution à d’autres collectivités souhaitant dématérialiser leurs demandes de subventions. D’autant que les équipes MGDIS sont toujours disponibles, c’est parfait en termes de réactivité et d’accompagnement.
