La Communauté d’Agglomération Pau Béarn Pyrénées a opté pour le Portail des Aides pour dématérialiser ses dossiers de demandes d’aides directes.
Retour d'expérience de Jean-Vincent Benito de la CA Pau Béarn Pyrénées sur le Portail des Aides MGDIS
Découvrez le témoignage de Jean-Vincent Benito, en charge du contrôle externe au sein de la Direction des finances et des affaires juridiques de la Communauté d’Agglomération Pau Béarn Pyrénées, sur les points forts du Portail des Aides MGDIS.
Pouvez-vous vous présenter ?
Jean-Vincent Benito. Je travaille au sein de la direction des finances et des affaires juridiques de la Communauté d’Agglomération Pau Béarn Pyrénées, et je suis plus particulièrement en charge du contrôle externe.
Pourquoi la CA Pau Béarn Pyrénées s'est équipée du Portail des Aides ?
Le Portail des Aides MGDIS s’inscrit dans notre projet de global de gestion des aides qui a vu le jour suite à une lettre de mission signée donc par la direction générale en juin 2019. Pour aboutir donc à première phase avec la mise en production du portail en juillet 2021. Suivie d’une deuxième phase qui est en cours aujourd’hui pour la gestion des aides indirectes. Et enfin une troisième phase qui devrait avoir lieu à partir de l’année prochaine pour l’élargissement du portail qui aujourd’hui c’est plus particulièrement aux associations, à l’ensemble des autres tiers qui peuvent être : des particuliers, des entreprises ou autre.
Que vous apporte le Module API Entreprise/Association ?
Il a plusieurs modules qui sont interfacés avec le Portail des Aides et plus particulièrement le module Api Entreprise/Association. Il nous permet de sécuriser les données répertoriées sur les fiches tiers dans le portail. Ce qui alimente derrière notre entrepôt de données mais avant cela c’est surtout pour les usagers qui en sont les premiers bénéficiaires. En effet, lors de la création de leur compte un nombre important d’informations remonte automatiquement dans le formulaire à dématérialiser, ça facilite d’autant leurs démarches et ça ça compte énormément pour nous.
Quelles sont les prochaines étapes de votre projet ?
Après une première campagne réussie concernant les demandes d’aides directes la prochaine grande étape consiste à élargir l’utilisation du portail pour les demandes d’aides indirectes mais également leur valorisation en couplant le Portail MGDIS à la solution PlaniTech de la société JesPlan. La mise en production de ce nouveau module devrait intervenir au 1er janvier 2023.
Quels bénéfices observez-vous depuis que vous utilisez le Portail des Aides ?
Les bénéfices sont nombreux, à commencer donc par la sécurisation et l’harmonisation au travers des différentes directions métiers des processus d’instruction. D’un point de vue reporting, nous disposons désormais d’un gisement de données transversal bien ordonné qui nous permet d’envisager un pilotage fin des aides accordées. Pour les utilisateurs, on peut parler d’une expérience améliorée avec la simplification des démarches de demande d’aides, le suivi de l’instruction en temps réel mais également désormais la possibilité de faire des demandes de paiement directement depuis le portail ou bien encore tout simplement de dupliquer une demande déjà existante. Pour les gestionnaires opérationnels, pour nos collègues des directions opérationnelles, toutes les simplifications sur des tâches à faible valeur ajoutée à ces différentes étapes en fait c’est pour eux autant de temps libéré afin d’être plus proches de nos partenaires et en fait sur le terrain.
Comment les équipes MGDIS vous accompagnent ?
Une fois le marché signifié, les différentes équipes se sont coordonnées autour du chef de projet MGDIS et n’ont cessé de nous accompagner afin de parvenir à une mise en production à la date prévue initialement. Depuis, et compte tenu des évolutions de notre projet global de gestion des aides, cet accompagnement demeure et se passe dans de très bonnes conditions plus particulièrement du fait de la disponibilité de la réactivité des équipes MGDIS.
Quelle est votre satisfaction globale ?
Notre satisfaction, elle est totale et elle va plus loin que ce que nous pouvions espérer. Notamment du fait de la présence d’un club utilisateurs qui nous permet d’être partie prenante des évolutions du portail des Aides ce qui n’était pas forcément prévu dans le marché initial.
Recommanderiez-vous le Portail des Aides à d'autres collectivités ?
La réponse à cette question est très simple : définitivement oui !
