Face à une gestion des aides administratives autrefois laborieuse et chronophage, le département de l’Oise a franchi un cap décisif en adoptant la solution AIDEN en octobre 2022. Cette transition vers la dématérialisation a permis de moderniser et d’optimiser le traitement des demandes, bénéficiant aussi bien aux agents qu’aux usagers. David Feliho, directeur de l’attractivité et du soutien aux acteurs territoriaux, revient sur cette transformation majeure et ses nombreux impacts positifs.
Une révolution numérique pour une gestion des aides plus efficace et centralisée
Jusqu’en octobre 2022, la gestion des demandes d’aides dans l’Oise reposait sur le logiciel Progos, sans portail extranet dédié. Les dossiers, envoyés au format papier, nécessitaient une saisie manuelle conséquente par les agents, un processus long et fastidieux. Le déploiement de la plateforme Aiden, anciennement Portail des Aides (PDA), a marqué un tournant majeur en instaurant une dématérialisation totale des demandes. Une révolution aussi bien pour les usagers, qui bénéficient d’une procédure simplifiée, que pour les agents, dont les tâches ont été largement optimisées. Cette transition a été rendue possible grâce à deux leviers essentiels : la centralisation de 80 % des dispositifs d’aide sous une même direction, conformément à la volonté de la présidente du Conseil départemental, Nadège Lefebvre, et son engagement politique affirmé en faveur d’une gestion entièrement dématérialisée.
Au Département de l'Oise, une gestion des aides optimisée grâce à Aiden
Depuis octobre 2022, le département de l’Oise a franchi une étape décisive en dématérialisant l’ensemble de ses dispositifs d’aide via la plateforme Aiden. Dès son lancement, plus d’une centaine de téléservices ont été mis en production simultanément, un choix ambitieux qui permet aujourd’hui d’en proposer environ 120. En 2024, cette modernisation concerne près de 6000 dossiers instruits par an, pour un budget total de 63 millions d’euros en investissement et 15 millions en fonctionnement. Ce portail centralisé facilite l’accès aux aides pour divers publics : collectivités (aides aux communes), associations (vie associative, comités), particuliers (garde d’enfants, achat de vélos électriques, alarmes anti-intrusion) et professionnels (agriculteurs, professionnels de santé). Certains dispositifs s’adressent également à des structures spécifiques telles que les EHPAD, collèges, bailleurs sociaux et centres sociaux ruraux. Enfin, la plateforme intègre des téléservices dédiés aux aides en nature, comme le prêt de structures gonflables, le don de coupes et goodies, ou encore, plus récemment, l’inscription de chemins au titre du PDIPR.
AIDEN plébiscité par les agents pour son efficacité et son ergonomie
Deux ans après son déploiement, la plateforme Aiden reçoit des retours très positifs de la part des agents utilisateurs. Une enquête menée en juin dernier auprès de 146 agents confirme son impact : 74 % attribuent une note de satisfaction globale supérieure à 4/5, tandis que 87 % estiment qu’Aiden facilite leur travail par rapport à l’ancien système Progos. De plus, 69 % constatent une réduction significative du temps d’instruction des dossiers. L’ergonomie de l’interface est particulièrement appréciée, avec 68 % des utilisateurs lui accordant une note élevée, et 82 % des agents affirmant que l’outil a amélioré leur confort de travail. Parmi les bénéfices concrets observés, on note une diminution des erreurs, une meilleure productivité grâce à un processus simplifié et une plus grande transparence dans la gestion des dossiers. Les agents soulignent également la capacité d’Aiden à évoluer constamment avec l’ajout régulier de nouvelles fonctionnalités, un atout majeur qui renforce encore son adoption.
Une adoption massive du logiciel AIDEN et des usagers conquis
Depuis son déploiement en octobre 2022, la plateforme Aiden a profondément transformé la relation entre les usagers et la collectivité en simplifiant le dépôt et le suivi des demandes d’aide. Son adoption a été fulgurante : aujourd’hui, 100 % des demandes des communes et des particuliers passent par le portail, et ce taux atteint 85 % pour les associations, certaines, comme celles d’anciens combattants, privilégiant encore le format papier. L’essor de la dématérialisation a dépassé les attentes, atteignant déjà 87 % après six mois, 96 % après un an, et frôlant aujourd’hui l’élimination totale des dossiers papier.
Les retours des usagers sont largement positifs. L’interface intuitive facilite leur prise en main, notamment pour les particuliers et les petites structures. La possibilité de suivre l’avancement de leur dossier en temps réel est particulièrement appréciée, tout comme l’accélération des délais de traitement. Grâce à Aiden, les demandes sont instruites plus rapidement, renforçant la satisfaction des usagers et leur perception d’un service public plus efficace. En offrant une solution simple, moderne et performante, la plateforme répond pleinement aux attentes.
Un levier de transformation pour les usagers et les agents
Parmi les nombreux atouts d’Aiden, sa capacité à simplifier et moderniser l’instruction des demandes d’aide se distingue comme son principal avantage. Pour les usagers, la plateforme garantit une accessibilité optimale et une transparence totale : ils peuvent déposer leurs demandes en ligne à tout moment, sans contrainte de déplacement ou d’horaire, et suivre en temps réel l’avancement de leur dossier, renforçant ainsi leur confiance dans le service public. Côté agents, Aiden s’impose comme un outil essentiel d’efficacité et de productivité. Grâce à une meilleure ergonomie et à la centralisation des données, il facilite le traitement des dossiers tout en réduisant les erreurs. Résultat : 69 % des agents constatent un gain de temps significatif dans l’instruction des demandes, permettant une prise en charge plus rapide et plus fluide des aides départementales.
Dématérialisation des aides : les clés d’une transition réussie au Département de l'Oise
Pour une collectivité souhaitant entamer la dématérialisation de ses aides, il est essentiel d’agir sans tarder. La réussite d’un tel projet repose avant tout sur une vision claire et un soutien politique affirmé. L’exemple du département, où l’engagement direct de la présidente du Conseil Départemental a permis une mobilisation rapide des ressources et une adoption généralisée, illustre l’importance de cet appui institutionnel. Autre facteur clé : l’implication des équipes internes. Un projet d’une telle envergure requiert une coopération étroite entre les services techniques et métiers, ainsi qu’un investissement intense sur plusieurs mois. L’association des managers de proximité et des agents instructeurs dès les premières étapes est primordiale pour adapter l’outil aux réalités du terrain, lever les freins potentiels et assurer une adoption fluide. Enfin, il ne faut pas sous-estimer la charge de travail inhérente à une telle transformation. Une planification rigoureuse et une approche collaborative sont les garants du succès. Le conseil ultime ? Oser franchir le pas : les bénéfices en termes d’efficacité et de modernisation du service public sont incontestables.
Avec AIDEN, le département de l’Oise a modernisé l’instruction des aides, améliorant l’efficacité des agents et l’expérience des usagers. Adoption massive, satisfaction élevée et réduction des délais témoignent du succès de cette transition.
Au-delà d’un simple outil, AIDEN incarne une administration plus fluide, transparente et accessible, offrant un modèle inspirant pour les collectivités en quête de modernisation.
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