La loi n 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique dite « Loi Sapin II » et le décret n 2017-564 du 19 avril 2017 relatif aux procédures de recueil des signalements émis par les lanceurs d’alerte au sein des personnes morales de droit public ou de droit privé ou des administrations de l’État sont venus poser un cadre général au statut de lanceur d’alerte en droit français.
La loi prévoit deux manières de lancer une alerte : en procédant à un signalement interne ou à un signalement externe. A noter que le signalement externe consiste à porter l’alerte à la connaissance d’une institution désignée par les textes (AFA, ANSSI etc.)
Pour plus d’informations ; consulter le Guide du lanceur d’alerte | Défenseur des Droits (defenseurdesdroits.fr) pour comprendre les deux manières de lancer une alerte.
Ce document instaure la procédure de recueil et de traitement des signalements internes d’un lanceur d’alerte au sein de la société MGDIS.
Cette procédure est sous la responsabilité de la Directrice des Ressources Humaines qui s’assure de son adéquation avec la règlementation en vigueur. Cette procédure rentre en vigueur dès son approbation.
Titre
Guide du lanceur d’alerte, Défenseur des droits
Terme
Lanceur d’alerte
Définition
Un lanceur d’alerte est une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l’intérêt général. Il peut également s’agir d’une violation (ou une tentative de dissimulation de cette violation) d’un engagement international de la France.
Pour être lanceur d’alerte il faut donc cumuler les conditions suivantes :
Pour être recevable l’alerte doit porter sur :
Les salariés de MGDIS mais également tout collaborateur extérieur ou occasionnel de l’entreprise, ci-après dénommé le lanceur d’alerte, sont encouragés à révéler certains faits dont ils ont personnellement acquis connaissance dans le cadre de leur mission.
Ces faits peuvent porter sur la commission d’un crime, d’un délit, la violation grave et manifeste d’engagement internationaux ou encore la menace de préjudice grave pour l’intérêt général.
Cette alerte ne peut reposer sur des supputations ou des ouï-dire.
Le lanceur d’alerte devra fournir les faits, les informations ou les documents quel que soient leur forme ou leur support, de nature à étayer son signalement.
Il devra en référer à la Direction des Ressources Humaines.
Le signalement devra être effectué par écrit et selon le système de la double enveloppe.
Afin d’en garantir la confidentialité, il doit être fait au moyen d’une déclaration écrite et motivée, datée et signée de son auteur, insérée dans un pli cacheté à l’attention de la Direction des Ressources Humaines assortie de la mention « personnel et confidentiel ». Cette lettre devra être envoyée par recommandé avec accusé de réception ou encore être remise en main propre contre décharge et elle devra indiquer une adresse mail valide pour la suite de la procédure. Le lanceur d’alerte a aussi la possibilité de communiquer des documents de preuve via des supports type clés USB.
La direction des Ressources Humaines enverra, dans un délai de 7 jours, par mail, un accusé de réception au lanceur d’alerte. Cet accusé réception reprendra l’objet de l’alerte et listera également les documents de preuves fournis par le lanceur d’alerte.
La Direction des Ressources Humaines devra communiquer l’alerte aux membres du COMEX, qui auront la charge de traiter l’alerte. Dans l’éventualité où un membre du COMEX serait mis en cause, celui-ci ne sera pas associé au traitement de l’alerte. La Direction des Ressources Humaines décidera des informations à communiquer, aux membres du COMEX pour l’étude du dossier en respectant l’intégrité et l’anonymat du lanceur d’alerte et de la personne mise en cause. Les membres du COMEX disposeront d’un délai de 3 mois à compter du jour de signalement de l’alerte par le lanceur d’alerte pour examiner sa recevabilité et traiter l’alerte.
L’auteur du signalement sera informé des suites réservées à sa démarche par un courrier envoyé à son adresse personnelle. Le COMEX pourra selon le cas :
Etape 1
Réception de l‘alerte et des documents
Etape 2
Accusé réception dans les 7 jours par mail avec liste des documents reçus
Etape 3
Transmission de l’alerte au COMEX pour traitement
Etape 4
Alerte non valide. Elle est rejetée
Etape 4.1
Alerte valide mais infondée ou inexacte ou sans objet. La demande est rejetée
Etape 4.2
L’alerte est valide, fondée, exacte et à un objet
Etape 5
Envoi d’un courrier motivant les raisons du rejet dans les 3 mois
Etape 5.1
Envoi d’un courrier motivant les raisons du rejet dans les 3 mois
Etape 5.2
Envoi d’un courrier précisant les actions envisagées dans les 3 mois
Etape 1
Réception de l‘alerte et des documents
Etape 2
Accusé réception dans les 7 jours par mail avec liste des documents reçus
Etape 3
Transmission de l’alerte au COMEX pour traitement
Etape 4
Alerte non valide. Elle est rejetée
Etape 4.1
Alerte valide mais infondée ou inexacte ou sans objet. La demande est rejetée
Etape 4.2
L’alerte est valide, fondée, exacte et à un objet
Etape 5
Envoi d’un courrier motivant les raisons du rejet dans les 3 mois
Etape 5.1
Envoi d’un courrier motivant les raisons du rejet dans les 3 mois
Etape 5.2
Envoi d’un courrier précisant les actions envisagées dans les 3 mois
La direction garantie la stricte confidentialité de l’identité des acteurs du signalement, des faits objets du signalement et de l’identité des personnes visées y compris en cas de communication à des tiers dès lors que celle-ci est nécessaire pour les seuls besoins de la vérification ou du traitement du signalement.
Les éléments de nature à identifier le lanceur d’alerte ne peuvent être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, qu’avec le consentement de celui-ci.
Les éléments de nature à identifier la personne mise en cause ne peuvent être divulguées, sauf à l’autorité judiciaire, qu’une fois établi le caractère fondé de l’alerte.
Les éléments du dossier de signalement de nature à permettre l’identification de l’auteur du signalement et celle des personnes visées par celui-ci lorsque aucune suite n’a été donné seront détruits, de manière irréversible, dans un délai de 2 mois à compter de la clôture de l’ensemble des opérations de recevabilité ou de vérification
Comme inscrit au règlement intérieur, les lanceurs d’alerte bénéficient du dispositif de protection prévu au chapitre II de la loi n 20+-1691 du 9 décembre 2016.
Aucune sanction, aucun licenciement ou aucune mesure discriminatoire directe ou indirecte ne peut être prise à l’encontre d’un membre du personnel qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l’intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation d’un engagement international (régulièrement ratifié ou approuvé par la France), d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un tel engagement, du droit de l’union européenne, de la loi ou du règlement.
Toutefois, s’il s’avère que la dénonciation est infondée, le lanceur d’alerte s’expose à une amende civile.
Les informations collectées ne doivent pas relever du secret de la défense nationale, du secret médical, du secret des délibérations judiciaires, du secret de l’enquête ou de l’instruction judiciaires ou du secret professionnel de l’avocat. Car la divulgation de telles informations est interdite par les lois, dans ce cas l’auteur de signalement prend non seulement le risque de ne pas être protégé mais aussi, dans certains cas, celui de commettre une infraction.
La présente procédure a été soumise pour avis aux membres du CSE le 4 janvier 2024.
La présente procédure est portée à la connaissance des salariés de MGDIS par publication sur la base documentaire RH. Celle-ci est notifiée individuellement par mail.
La présente procédure est en accès possible pour consultation sur le site internet institutionnel de MGDIS.
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