Club Utilisateurs Villes et EPCI 2020 – Retour sur l’évènement

Votre Club Utilisateurs se déroulait pour la première fois en visioconférence le 15 octobre. Vous étiez plus de 50 villes et EPCI à suivre cet évènement annuel et nous tenions particulièrement à vous remercier pour votre participation aux ateliers, aux retours d’expérience et aux échanges avec vos interlocuteurs MGDIS ainsi qu’avec vos pairs.

Pour celles et ceux qui n’ont pu se libérer pour cette édition ainsi que pour les présents qui souhaitent revoir les présentations, nous mettons à votre disposition les replays de tous les ateliers ainsi que leurs résumés.

Actualités MGDIS et projets marquants 

Depuis le dernier Club U en 2019, MGDIS a connu un développement important en termes de chiffre d’affaires, passant à 10 M€ (+10%) fin 2019. Par ailleurs, nous avons confirmé notre choix de rester un éditeur indépendant en termes financiers, ainsi une augmentation de capital courant 2019 a permis à de nouveaux collègues de rejoindre l’actionnariat, faisant de MGDIS une société détenue aujourd’hui par une soixantaine de salariés et anciens salariés. Cette structuration du capital nous permet de poser notre stratégie et nos choix technologiques en toute autonomie et indépendance. Afin d’accompagner notre croissance, nous renforçons nos équipes de façon continue, ce qui devrait amener le nombre de salariés à 150 fin 2020 (contre 118 début 2019). Notre parc clients « Aides » continue de s’étoffer sur tous nos marchés et l’année 2020 a été pour nous dynamique dans la mesure où nous avons dû, en plus, déployer près de vingt plates-formes d’aides d’urgence COVID en plein confinement et en un temps record. Cette démarche nous a surtout confortés dans nos choix humains car les salariés ont répondu présents et n’ont pas compté leurs heures, en plein confinement et en télétravail à 100%, pour contribuer à l’effort de solidarité nationale (ces plates-formes ont été vendues à prix coûtant). Enfin, nous développons une offre de services associés à notre offre « Aides », afin d’apporter notre savoir-faire en complément de nos outils progiciels. Ainsi, nous avons ouvert un Centre de Relations Usages (helpdesk et externalisation d’instruction de dossiers) et proposons désormais des prestations de conseil en urbanisation et conduite du changement.

Comment un portail demandeur unique peut-il servir des compétences multiples ?

Plusieurs retours d’expériences nous ont permis de voir que le Portail des Aides permet de prendre en charge diverses familles de tiers (Particuliers, Entreprises, Associations, etc.) pour répondre à de multiples sollicitations. Des exemples tels que les dispositifs d’aides mis en place dans certaines collectivités pour gérer des subventions à la mobilité douce (Métropole de Toulon) ou les aides à destination des particuliers (Communauté Urbaine de Dunkerque) nous prouves l’adaptabilité du logiciel. Il ressort ainsi de cet atelier que cette gestion de compétences multiples, permet de répondre aux attentes de diverses direction métiers tout en facilitant et simplifiant les démarches des usagers.

Comment des villes et métropoles telles que Laval, Lille ou Nice ont déployé le Portail des Aides en un temps record pour ouvrir des dispositifs d’aides d’urgence COVID-19 ?

Dans le contexte de crise économique qui a suivi la crise sanitaire de la COVID-19, MGDIS a accompagné plusieurs collectivités dans le déploiement de sa solution afin de piloter plusieurs dispositifs d’aides d’urgences. Les Métropoles de Lille, Nice, Rennes ainsi que les EPCI du Grand Narbonne et Laval nous ont ainsi sollicitées afin de les épauler. Ces projets ont été un véritable challenge quant aux temporalités dans lesquels ils ont dû être mis en œuvre (pour exemple, seulement 5 jours dans le cadre de la Métropole Nice Côte d’Azur). Ces projets ont permis, au plus fort de la crise, de venir en aide aux commerçants, artisans et autres professionnels se trouvant en grande difficulté financière. A ce jour, ces plateformes restent encore actives et permettent ainsi aux agents de maintenir leur soutien financier.

Atelier JES Plan – Présentation et échanges autour de la solution Planitech

David Bertin a présenté la société JES Plan et son offre Planitech. Avec 350 collectivités utilisatrices, Planitech est le logiciel de référence pour la planification des salles et des ressources de la collectivité. De la gestion des calendriers d’occupation des équipements au contrôle d’accès en passant par la production automatisée de documents administratifs, JES Plan propose une solution complète et accompagne ses clients durant le projet de déploiement de l’application.

Le partenariat entre MGDIS et JES Plan a donné naissance à un connecteur entre les solutions permettant le transfert automatique des données des associations afin d’éviter les ressaisies entre les 2 logiciels. L’import des Aides en natures valorisées dans Planitech permet la consolidation avec les subventions gérées par la solution MGDIS et permet ainsi aux agents de centraliser l’ensemble des aides accordées aux associations

Nouveautés Portail des Aides V9

Lors de cet atelier, nous avons abordé les nouveautés de la version 9 délivrées durant l’année écoulée :

Les modules facilitant la communication entre le demandeur et l’administrations : le fil de discussion
Les contributions pour modifications
L’API entreprise qui permet le pré remplissage de formulaires pour le demandeur à partir de donnée de référence

Ces derniers renforcent la centralisation des données liées aux dossiers dans l’application tout en contribuant au processus de dématérialisation. Les fonctionnalités de gestion des avis partenaires ont été également présentées, elles permettent aux organismes externes à la collectivité de consulter des dossiers via la plateforme. Le contrôle des données sensibles des tiers pour suivre les modifications réalisées par les bénéficiaires et le nouvel écran d’accueil de l’espace agent qui facilite la prise en charge des demandes et des autres taches à réaliser, contribuent à une plus grande efficience du travail d’instructeur.

Ces nouveautés qui enrichissent la solution sont le fruit d’une collaboration constante avec nos clients utilisateurs qui guident les évolutions de la solution MGDIS. Elles ont été appréciées de la communauté d’utilisateurs présents et ont suscités des questions et échanges quant à leur mise en œuvre.

Quels avantages le nouveau service en ligne Annuaire des Associations offre-t-il ?

Frédéric Testanière, Responsable du Pôle de la Vie Associative à l’agglomération de Tours, a tout d’abord exposé le contexte de la collectivité et précisé quel était l’état des lieux quant à la nécessité de mettre en œuvre un nouveau processus pour permettre une meilleure visibilité des associations du territoire. C’est une enquête menée auprès des associations qui a révélé que l’annuaire en place ne répondait pas aux attentes. Le projet a pu alors voir le jour en combinant des objectifs de modernisation mais aussi d’amélioration de la communication entre les associations et les services de la ville. C’est donc un processus entièrement dématérialisé et automatisé qui est imaginé pour recueillir et publier les données des activités associatives sur le site internet de la collectivité.

MGDIS reconnu pour son savoir-faire en matière de portails associatifs a souhaité relever le défi de développer une nouvelle brique logicielle répondant aux exigences de la ville. Au bout d’une année d’exploitation, 302 activités déclarées, 198 associations sont en ligne sur l’annuaire exposé en ligne. La solution est bien perçue par les parties prenantes comme un vecteur de facilitation et de continuité de la communication entre les associations et les services de la ville. Les prochaines étapes permettront de mettre en œuvre de nouveaux téléservices notamment pour gérer les subventions.

Cet atelier a suscité beaucoup d’intérêt et de réactions auprès des utilisateurs présents, nombreux sont ceux qui ont souhaité avoir une démonstration du processus mis en œuvre pour la collecte et la publication des données de l’annuaires des associations.

Focus sur les processus métiers / agents - Evolutions sur les processus d’instruction, de décision et de mise en paiement

Cet atelier a été l’occasion de reparcourir le fil de l’instruction d’un dossier après la phase de recevabilité. Si la gestion des avis intégrés, le calcul de l’aide par une formule de calcul, les processus de décision et de notification sont des éléments connus, nous avons également présenté le tronc commun des connecteurs avec les gestions financières, à savoir eSedit, Astre, Coriolis V4.7 et Grand Angle.

Après l’import du cadre budgétaire et du paramétrage des affinités entre les imputations et les téléservices, nous avons vu comment l’agent pouvait choisir l’imputation comptable pour le dossier qu’il est en train d’instruire et les écrans qui permettent de générer les mouvements financiers au moment de la décision et des paiements avec les possibilités de transmettre les pièces justificatives de paiements à la gestion financière. A chaque étape un retour de la gestion financière permet à l’agent de disposer des informations telles que les N° et date des mandats ou de liquidation depuis la solution MGDIS. Un flux contenant les informations liées aux mandats permet de finaliser le processus tout en permettant encore une fois à l’agent de disposer de toutes les données dans son espace de travail.

Quelles évolutions sont prévues à travers la road map ?

Sujet très attendu lors de chaque Club utilisateurs, cet atelier a été l’occasion de présenter les fonctionnalités pour les 9 mois à venir et ainsi de se projeter sur les possibilités offertes par le Portail des Aides.

Nous avons ainsi pu évoquer ensemble les évolutions autour :

De l’ajout du champ nomenclature pour les aides en nature
Des possibilités offertes en termes de fédération d’identité avec le protocole OpenIdConnect
De la compatibilité avec Alfresco 6.0
De la fonctionnalité de tiers moraux sans SIRET
De la mise en place d’un système de classement des tableaux
Des perspectives de travail collaboratif offertes via le PDA HUB
Des évolutions sur le plan de financement
De l’élargissement des possibilités sur le paramétrage de la complétude d’instruction
Du module Conventions
De la future interface avec Coriolis V5
De la fonctionnalité de designer de thèmes
De l’étendu de l’Api Entreprise pour la récupération des documents

En raison du caractère confidentiel de ce document nous ne pouvons le mettre en ligne. Nous vous invitons à revenir vers nous si vous souhaitez plus de précisions sur une évolution à venir.

Conclusion & perspectives

Nous espérons que tous les ateliers vous ont apporté des réponses et des inputs pour mettre en place vos futurs projets. En 2021, nous envisageons d’organiser à nouveau un Club clients plus généraliste. D’ici-là, nous pouvons mettre en place des ateliers sur des thématiques particulières qui vous tiennent à cœur. Toute l’équipe MGDIS se tient à votre disposition pour tout complément d’information.