Rétrospective Club Utilisateurs 2023
Contenus, Supports & Replays
Revivez les temps forts du Club Utilisateurs 2023
C’est avec une immense joie que nous vous avions conviés à l’édition vannetaise du Club Utilisateurs MGDIS début juin. Vous êtes nombreux à avoir répondu présents et cela a permis à cet événement d’être une véritable réussite !
(Re)Vivez comme si vous y étiez le Club utilisateurs à travers cette vidéo immersive.
Plénière Ouverture / Clôture
ESMS Pilotage Financier
Aides et subventions
Jeudi 1er Juin
Plénière d'ouverture
C’est avec une immense joie que nous avons accueilli à Vannes les 1er et 2 juin près de 130 clients et partenaires venus de toute la France pour une édition spéciale du Club Utilisateurs lors de laquelle MGDIS célébrait également ses 40 ans.
Deux journées riches et stimulantes avec un programme complet et diversifié qui couvrait une multitude de sujets dans le domaine du pilotage des aides et subventions par les organismes publics ainsi que dans celui du pilotage financier des établissements publics de santé.
Nos clients ont pu assister à une vingtaine d’ateliers, tables rondes et retours d’expérience utilisateurs, animés par des experts internes et externes. Une occasion unique d’échanger des connaissances, de partager des expériences et d’apprendre les uns des autres, car c’est bien là la raison d’être des Clubs Utilisateurs MGDIS.
Le 1er juin nous avons dévoilé lors de la plénière d’ouverture les nouveaux noms des solutions MGDIS. Un beau projet que nous avons mené en collaboration avec nos clients en 2022. Lors des ateliers collaboratifs pendant les Clubs Utilisateurs de l’année dernière, vous nous avez donné votre avis sur la personnalité des solutions Portail des Aides et MGDIS Stratégie Financière, en nous disant ce qu’elles évoquaient pour vous en termes de bénéfice et valeur d’usage. Vous avez marqué vos préférences pour des mots et des sonorités qui vous semblaient évocateurs et distinctifs. Les nouveaux noms des solutions MGDIS sont porteurs de valeur et d’identité et ils incarnent également notre promesse de performance :
- Aiden est le nouveau nom du Portail des Aides
- Sofi est le nouveau nom de MGDIS Stratégie Financière
- Operio est le nouveau nom de MGDIS Gestion des Financements
- Evalia est le nouveau nom de MGDIS Suivi des Programmes
- Reporteo est le nouveau nom de MGDIS Observatoire de Gestion
Lors de cette plénière, Frank MOSSER, Président MGDIS a présenté la nouvelle Gouvernance de l’entreprise qui s’est consolidée et sécurisée en 2022 :
- MGDIS SAS et son Comité Exécutif avec une gouvernance opérationnelle de 6 personnes
- MGDIS Holding et son Conseil Stratégique qui contrôle la présidence de MGDIS SAS
- MGDIS Immo qui a acquis en 2022 un 2nd local dans lequel MGDIS étend ses espaces de travail qu’elle souhaite réaménager en 2025 pour offrir à ses collaborateurs un cadre de travail favorable à leur bien-être.
Il a également évoqué l’investissements R&D de MGDIS qui représentait 17 565 jours en 2022 soit 1 852 750 €. La nouvelle offre NUMENS portée par la BU Sanitaire et Médico-Sociale impulse une nouvelle dimension du dialogue de gestion budgétaire. Et cet investissement monte en puissance. Les autres produits se structurent pour l’avenir et bénéficient de l’innovation servicielle portée par Aiden.
Vincent PALATINUS, Directeur Commercial, a passé par la suite en revue les principaux chiffres 2023 :
- 185 collaborateurs
- 610 clients avec 57 nouveaux clients qui nous ont rejoints depuis 1 an
- 34 établissements de santé
- 20 villes & EPCI
- 1 région
- 2 structures nationales
- 18 M€ de chiffres d’affaires
- Index d’égalité femme – homme de 92/100, avec une progression de 10 points par rapport à l’année précédente
Enfin, le sujet de la Sécurité, fil rouge de ces 2 journées de Club Utilisateurs, a été évoqué par Frank MOSSER. La forte mobilisation de nos équipes se poursuit et le projet de certification ISO 27001 progresse sur le périmètre complet de la production à l’exploitation des produits MGDIS, avec une cible pour le T1 2024.
Par ailleurs, la certification Aiden Saas SecNumCloud est engagée en collaboration avec OVH avec un premier jalon en septembre 2023 pour l’hébergement des données (datas + fichiers) et une cible S1 2025 pour la solution complète.
Keynote "Cybersécurité" par Anne Le Hénanff
Anne Le Hénanff, députée de la 1ère circonscription du Morbihan à l’Assemblée nationale a répondu à différentes questions autour de la Cybersécurité.
Elle avait réservé ce créneau dans son agenda depuis des mois, malheureusement, excusée car elle a été retenue à Paris pour défendre le chapitre 5 sur la Cybersécurité de la loi de programmation militaire.
Plusieurs questions ont été déroulées lors de l’interview captée la veille du Club Utilisateurs :
Pourquoi la cybersécurité est une priorité nationale et européeenne ?
Ceux des sujets d’actualités. Numérique et Cybersécurité sont des sujets qui sont actuellement traités au niveau européen et au niveau national avec parfois plus d’exigences.
Quelles sont les exigences prioritaires pour sécuriser les données et services envers nos concitoyens ?
La confiance numérique est un terme désormais plus employé que la souveraineté numérique ou que la cybersécurité. Il est nécessaire de mettre en œuvre un certain nombre de lois pour accompagner et protéger les usagers (entreprises, collectivités locales, associations, citoyens) ; des réglementations pour encadrer les pratiques dans le monde du numérique. Il s’agit aussi d’accompagner les pratiques des grands opérateurs et les éditeurs dans le monde du numérique.
Cybersécurité : qu’en est-il au niveau réglementaire ?
La montée du niveau de cybersécurité va être possible grâce à la retranscription de la réglementation européenne, notamment grâce à NIS1 puis NIS2.
Comment l’Etat accompagne les TPE / PME dans ces transformations ?
La cybersécurité doit être prise en compte au plus au niveau de l’organisation, par la direction générale des TPE et PME, et prendre ce “coût” au niveau des frais de fonctionnement de la structure. Mettre en place un bon niveau de Cybersécurité c’est protéger ses Systèmes d’information mais avant tout c’est protéger son patrimoine industriel, son savoir-faire. Car derrière cela il y a des données qui ont une valeur et qui peuvent être convoitées ou être accessibles par des malveillants, voire par des grands opérateurs du numérique. Il faut investir dans la cybersécurité et être accompagner ! Il faut intégrer la cybersécurité dans les dépenses de fonctionnement : c’est indispensable !
Comment garantir l’accès privilégié aux marchés publics des services sécurisés ou labellisés ?
Il est important que les collectivités aient accès à des produits qui soient “secure by design”. Dans les marchés publics, il ne faut pas que ce soit seulement le prix qui soit déterminant. En matière de cybersécurité et de souveraineté, de protection des données, il est nécessaire d’apporter des critères supplémentaires. Il y aura prochainement une réforme des marchés publics sur plusieurs sujets avec des objectifs clairs.
Le mot de la fin ?
Il ne faut pas attendre d’être cyberattaqué pour faire quelque chose. Ce qui peut paraitre être un investissement un peu lourd en montée du niveau de cybersécurité, c’est de toutes façons 1000 fois moins cher que ce que ça vous coûtera si vous êtes cyberattaqué. C’est un investissement nécessaire ! La cybersécurité n’est pas seulement une affaire de “technicien”, c’est de la gouvernance et une vision de protectionnisme. La cybersécurité est accessible à tous !
Table ronde "Cybersécurité"
Revivez la table ronde « Cybersécurité, une priorité nationale pour garantir la sécurité de vos services numériques »
La keynote vidéo de Mme Le Hénanff a été une réelle introduction sur le sujet et en totale cohérence avec les discussions de la table ronde.
La vulgarisation des propos par l’ensemble des intervenants a finalement rendu accessibles les discours, messages, conseils aux plus grands nombres.
Concernant les retours que nous avons eus :
L’ensemble des intervenants a manifesté sa satisfaction à l’issue de cette table ronde tant sur le plan de la cohérence et fluidité des sujets abordés que sur la qualité des messages.
Certains d’entre vous ont d’ailleurs plébiscité cette table ronde sur Linkedin par exemple.
La table ronde a suscité l’intérêt et l’écoute attentionnée de l’auditoire. Les témoignages de Mme De la Rochethulon, du CH de Versailles, et M. Jérémie Piazza, de la Communauté européenne d’Alsace, sur les cyberattaques vécues ont marqué les esprits. Beaucoup de clients présents se sont identifiés à Mme De la Rochethulon en tant qu’utilisateur « métier » du SI de leur organisation. Les messages forts de prise de conscience et de prise en compte de la sécurité au plus tôt dans les projets ont été bien perçus.
Evaluée comme un moment d’échanges réussi, cette table ronde a apporté une forte valeur ajoutée à la journée d’ouverture du Club Utilisateurs de MGDIS pour ses 40 ans.
Finalement, cette table ronde autour de la cybersécurité a été l’occasion de sensibiliser une grande partie de la population métier de nos clients. Beaucoup ont compris qu’il est primordial de prévoir une ligne budgétaire sécurité dans leur projet et de faire intervenir leurs contacts sécurité interne au plus tôt.
Plénière - Pilotage financier ESMS
Découvrez les actualités et évolutions concernant la BU dédiée au Secteur Sanitaire et Médico-Sociale.
Bilan, stratégie et orientations MGDIS
Nous avons débuté cette plénière par la proposition de valeur MGDIS au regard des enjeux des établissements de santé :
Simplifier et sécuriser le pilotage financier de votre établissement par des solutions et services innovants, performants et simples d’usages avec comme maître mots :
- Simplification
- Collaboration
- Communication
- Sécurité
Cette offre de valeur se traduit dans les trois solutions proposées par MGDIS complétée par une offre de services d’accompagnement et de conseil.
Quoi de neuf depuis le dernier club U en juin 2022 ?
- Des moyens et des efforts mis sur la sécurité des données et des solutions pour répondre aux enjeux et besoins des ESMS (formations, certifications, PAS, RGPD, etc.)
- NUMENS, résultat d’un véritable travail de co-construction entre nos clients établissements de santé et l’équipe MGDIS (MGDIS Lab’, bétatest, retours d’expériences)
- Finaliste des Trophées de l’Innovation FHF 2023 dans la catégorie solution à destination des professionnels de santé avec NUMENS
- Un livre blanc métier « Comment piloter budgétairement ses projets Ségur ? » (à paraitre bientôt), signe de notre expérience des finances hospitalières
Quelques métriques depuis juin 2022
- 162 jours en maintenance SOFI avec 4 mises à jour technique, fonctionnelle et règlementaire
- L’investissement NUMENS avec 806 jours réalisés financés par de l’investissement MGDIS et un financement BPI
- 127 tickets déposés et interventions réalisées représentant 9 jours pour les équipes MGDIS avec un délai médian de résolution de 1h03.
- 72% des assistances étant des assistances fonctionnelles et 18 % des assistances techniques.
- 5 formations groupées regroupant 19 participants de 13 établissements
- 112 sessions de formations individuelles pour 53 établissements
- 8 accompagnements métier à l’élaboration de l’EPRD et du PGFP
Au-delà de ces métriques, 93% de nos clients se disent satisfaits ou très satisfaits de MGDIS avec deux éléments majeurs ressortant des bilans de satisfaction réalisés :
– l’adéquation de notre solution SOFI aux enjeux des établissements (réaliser EPRD et PGFP)
– la fiabilité et la sécurité de la solution SOFI
Désormais 330 établissements sanitaires et médico-sociaux travaillent en collaboration avec MGDIS soit 35% des établissements hospitaliers publics, avec 34 nouveaux clients depuis juin 2022.
Evolutions produit réalisées : Stratégie Financière (SOFI et EHPAD)
Un nouveau design est mis en place au niveau du diagramme de Gantt. Vous retrouverez de nouvelles couleurs de projets, de dépenses et de recettes. L’ensemble des fonctionnalités liées aux projets se présentent dans un ruban avec des icônes plus modernes. L’amélioration de l’ergonomie concerne également le nouveau bouton « bascule » pour la « Saisie en masse ».
Une option a été ajoutée sur la fonctionnalité d’import (Hélios et SOFI Ehpad) qui permet de choisir la réinitialisation des valeurs. Des améliorations sont également apportées pour réduire les temps de réponse pour les copier-coller et la suppression des valeurs.
Autre nouveauté, il est possible d’afficher SOFI en plein écran sur un écran secondaire.
Au niveau de la mise à jour métier, nous avons intégré les ratios et alertes liés au CNIS (comité national de l’investissement en santé), cela permet la catégorisation financière de l’établissement, l’analyse de faisabilité financière et du niveau de risque financier de l’opération.
Pour faciliter le contrôle de cohérence des données de la simulation, un nouveau tableau « Contrôle des données » a été ajouté. Il permet de vérifier rapidement la cohérence dans la saisie des projets (durées d’amortissement des immobilisations et des subventions ainsi que la durée et le taux d’emprunt). Il permet également de contrôler la cohérence du bilan, du tableau de financement et l’absence d’impact d’opérations nouvelles sur le passé.
Quelques ajustements de comptes ont été réalisés pour correspondre au Plan de compte 2023 (création du 73115 et modification du 73117) ainsi que sur les calculs des taux de vétustés (prise en compte du 23), taux de renouvellement (suppression du 24) et actifs immobilisés (suppression du 24, 26 et 27)
Roadmap SOFI
S’agissant des évolutions à venir sur SOFI, nous prévoyons la livraison de la version au milieu du trimestre 2024 (à l’instar de cette année).
Est prévu :
Import de fichier Excel : pour ajouter les données ANCRE EPRD et le fichier des extrapolations faites sur NUMENS
Est à l’étude dont certains points sont des retours du Club U 2023 :
- Export des cockpits
- Suppression de plusieurs données forcées
- Export du GANTT au format image et/ou Excel
- Garder en mémoire le tri fait sur un GANTT et permettre le tri par montant des projets
- Avertir si un utilisateur est déjà connecté sur SOFI
Si vous aviez d’autres idées d’évolutions, nous vous invitons à nous en faire part pour septembre 2023 afin de pouvoir étudier leur faisabilité.
Table Ronde
Comment conjuguez-vous stratégie financière à long terme et gestion budgétaire au quotidien ?
Comment conjuguez-vous stratégie financière à long terme et gestion budgétaire au quotidien ? était la question posée aux trois participants de cette table ronde :
- Régis FOREST : Directeur des Affaires Financières du Centre Hospitalier Bretagne Atlantique à VANNES
- Cyrille CAMUS : Directeur des Affaires Financières du Centre Hospitalier d’ANGOULEME
- Ronan GUIHENEUF : Directeur des Affaires Financières du Centre Hospitalier Universitaire de NANTES
Ce sujet a permis d’aborder les expériences de chaque établissement dans la construction et le suivi budgétaire. Les participants ont ainsi pu échanger sur les difficultés rencontrées pour poser une stratégie financière et la faire accepter par les services.
Nous avons ainsi pu entendre :
Régis FOREST : Je les conjugue à l’imparfait du subjectif. La stratégie financière à long terme s’inscrit dans la démarche que conduit l’établissement devant le CNIS. On nous demande la trajectoire financière de long terme par opposition à une politique budgétaire où l’on suit au mois le mois l’évolution de nos dépenses et nos recettes. Les démarches nationales comme le CNIS veulent nous embarquer dans une démarche exigeante de maîtrise de nos dépenses et nos recettes avec des indicateurs très précis. Pour tenir les objectifs il faut prendre des engagements et justifier comment on va arriver à les tenir. Le pouvoir de dire non, on l’a presque totalement perdu depuis la crise sanitaire et le quoi qu’il en coûte. Notre quotidien est très marqué par cela.
Cyrille CAMUS : La gestion budgétaire au quotidien est à corréler avec la situation dégradée de la trésorerie ou pas. La stratégie à long terme est pour nous le projet nouvel hôpital.
On essaie d’acculturer les soignants aux chiffres afin de leur faire comprendre que ce qu’ils ressentent dans les services rejoint nos chiffres pour établir un dialogue. Seul le contrat de pôle permettra que les chefs de pôles s’investissent avec des objectifs atteignables pour leur intérêt.
Ronan GUIHENEUF : Sur le plan technique on a besoin de versionning dans la construction budgétaire. A titre d’exemple la construction budgétaire a nécessité 21 versions juste pour la RH. L’outil NUMENS peut nous aider dans ce cadre-là. Il ne faut craindre la transparence dans la situation budgétaire de l’établissement. Ne pas craindre de dire aujourd’hui on en est là. Ce qui va se passer en 2023 on ne le sait pas. Quand un pôle demande : qu’est-ce que je devrais développer comme activité ? la réponse doit être quel est le besoin médical ?
En résumé, il faut oublier les chiffres et se concentrer sur les besoins en soins en toute transparence.
Serious Game "NUMENS"
Lors de cet atelier « SERIOUS GAME », nous avons souhaité présenter NUMENS, le nouveau produit de la BU Santé de MGDIS, sous un format plus ludique.
Nous avons souhaité mettre les participants en situation afin que ceux-ci puissent s’identifier au personnage qui allait devoir utiliser NUMENS.
Voilà l’introduction :
Vous êtes Camille DUPONT, le DAF du CH de « Santénum ». Votre DG vous demande de lui fournir une projection du budget à fin d’année du service Laboratoire pour la réunion de cet après-midi.
En ouvrant votre macro Excel habituelle, vous vous rendez compte qu’elle est corrompue. Et ne sera pas restaurée à temps.
Vous vous rappelez du webinaire réalisé par MGDIS dans les jours précédents, vous présentant leur nouvel outil de suivi budgétaire. Vous décidez de tester cet outil en conditions réelles.
NUMENS vous permet d’importer des données extraites de la GEF, afin de les extrapoler pour obtenir une projection à fin d’année.
Vous pourrez ensuite les partager au référent du service Laboratoire via Numens, pour qu’il vérifie la projection avec vous. Compte tenu du délai, vous doublerez ce partage d’un message via l’outil pour l’informer de votre besoin.
Via un avatar humain qui jouait le rôle de Camille, les clients présents ont pu découvrir NUMENS à travers ce scénario et notamment les possibilités d’import de données, la facilité des échanges avec les services et le partage aisé des données financières tant avec les interlocuteurs opérationnels qu’avec la direction au travers de l’export des extrapolations réalisées avec l’outil.
Nos équipes restent à disposition pour vous montrer ou approfondir votre expérience de NUMENS !
Avec NUMENS, optimisons le pilotage budgétaire et instaurons le dialogue de gestion de demain – retour d’expérience client de Cécile MARTIN Responsable Budgétaire et Financier et Jean-Louis JAUNASSE Responsable Administratif et Financier au CH SAINT-NAZAIRE.
Leur établissement a fait l’acquisition de NUMENS fin 2022.
Mme Martin et Mr Jaunasse se sont d’abord exprimé sur pourquoi avoir fait le choix de NUMENS après l’avoir bêta-testé. Ce qui les a convaincus :
-Avoir un outil qui soit partagé avec l’ensemble des services qui suivent le budget, également outil de communication pour partager les informations de façon sécurisée : « qu’il y ait une traçabilité et une sécurité sur les données qui sont transmises ; on sera maître du jeu, dans le sens où c’est nous qui diffusons les données et après il y a un partage d’informations de façon formelle et pérenne ».
-Pouvoir uniformiser la méthode de travail pour toutes les directions opérationnelles permettant une continuité de travail et pour la DAF de s’y retrouver plus facilement : « on travaille avec 10 gros services et chacun à son mode de gestion budgétaire ; demain, tout le monde va travailler de la même façon ; cela va permettre une continuité dans le mode de travail ».
Concernant le fonctionnement, les 10 services vont utiliser NUMENS en faisant leurs propres projections. Les ajustements se feront avec la DAF (au moins dans un 1er temps). Leur objectif étant de travailler uniquement avec NUMENS au 1er janvier 2024, sachant que « tous les services ont bien accueillis ce nouvel outil ; ils sont curieux et demandeurs : il y a une attente. A la DAF d’accompagner les services et de porter le projet pour que cela fonctionne bien en interne. »
Dans leur processus d’achat de NUMENS, le service informatique a été impliqué par rapport à la cybersécurité et a donné son autorisation « et connaissant la société MGDIS pour son dynamisme, nous savons que comme pour le logiciel SOFI, il y aura des évolutions ».
Pour convaincre leur direction, l’argument simplicité a été évoqué : « simplicité d’utilisation pour la DAF et pour les services fonctionnels » ainsi que « l’outil de communication avec les services permettant de sécuriser et fiabiliser les données financières par rapport à Excel qui comporte des risques non négligeables et d’assurer la continuité du suivi budgétaire (dans le cas d’absence d’un membre d’un service) ».
Pour conclure et résumer la solution NUMENS en 3 mots, Mme Martin et Mr Jaunasse évoquent : « la simplicité, la fiabilité et la sécurité ».
Plénière - Aides et Subventions
Découvrez les actualités et évolutions concernant la BU dédiée aux Aides et Subventions.
Cette plénière fut l’occasion de vous présenter nos actualités : les nouveaux clients, un focus sur le programme des aides européennes, des réalisations significatives comme le service HUB mis en place entre la Région Bretagne et le Département du Finistère ou encore les avancées de monMGCloud.
Autant de perspectives pour mettre en lumière nos enjeux pour la gestion des Aides et nos orientations. Nous avons notamment pu vous présenter le chantier engagé sur la refonte du système de gestion et de pilotage de la donnée, élément structurant et essentiel pour tous au quotidien.
Cet échange fut également l’occasion de vous présenter ou représenter les nouveautés réalisées depuis un an :
- Comment faciliter le dépôt des usagers : refonte de l’espace usagers, corédaction, protection, API Particulier,
- Comment faciliter le quotidien des agents : Gestion des paiements, l’évaluation, les usages diversifiés lors de l’instruction, les modalités d’interaction avec vos partenaires
- Alimentation de la boite à outils des administrateurs fonctionnel afin de gagner en autonomie : Kiosque GED, Bibliothèque de modèles, fichier Excel de calcul
Nous avons également évoqué ensemble les ateliers Club Utilisateurs mis en place mensuellement vous permettant d’être acteur des évolutions d’Aiden en participant aux groupes de travail thématiques.
Fil rouge de ce rendez-vous à Vannes, un focus a été réalisé sur les actions mises en place en termes de sécurité : audit, pentest, bugbounty, plan de certification ISO 27001, SecNumCloud.
Enfin, vous avez pu découvrir la roadmap pour l’année à venir (signature électronique, Interface AIRSDélib, Traitement de masse à 10 000 éléments, échéanciers de paiement …).
Ce fut également le moment pour vous d’apprécier les bonnes relations entre les collaborateurs MGDIS !
Atelier
Indicateurs et critères Analytics
Préparez aisément votre suivi-évaluation avec le Portail des Aides
Lors de cet atelier dédié à la gestion des critères analytiques et des indicateurs dans Aiden, nous avons pu évoquer les concepts fonctionnels qui ont permis leur implémentation dans la solution :
La gestion de hiérarchie de critères permettant de faire le lien entre les dossiers issus des différents téléservices et les indicateurs permettant la collecte de valeurs prévisionnelles et réalisées directement auprès des bénéficiaires des aides des publiques.
Le cas d’utilisation de ces fonctionnalités, pour la gestion fonds européens, a illustré comment ces fonctionnalités sont utilisés pour rendre compte, à une autorité supérieure, ici l’Europe, de l’utilisation des fonds distribués par le biais de rapports contenant des données chiffrées, fiables et consolidées.
Les échanges ayant suivi la présentation, ont explicité les problématiques rencontrés par les collectivités dans les processus de structuration permettant le bon fonctionnement de ces schémas. L’alimentation de données à postériori, la continuité des mesures de pilotage ou encore l’ergonomie des solutions mobilisés demeurent des facteurs clés de réussite.
Enfin, l’exploitation des données collectées et structurées par les solutions métiers performantes, permet également de nourrir l’évaluation des politiques publiques. A l’aide de solution de pilotages telles qu’Evalia proposée par MGDS ou de solution décisionnelle permettant une représentation des données optimale. L’action publique devient plus simple à piloter.
Table Ronde
Comment accompagnez vous vos agents pour exploiter le Portail des Aides au fil de l’eau ?
L’objectif de cette table ronde était d’organiser une régate en groupes de 10 passagers pour permettre à chacun de lister les actions mises en œuvre dans leurs collectivités afin d’accompagner les agents lors de 3 phases principales :
-
Larguez les amarres : Décrire l’accompagnement réalisé auprès des agents lors d’un démarrage d’un portail ou d’un téléservice 
À bâbord toute : Détailler les actions mises en place afin de faciliter la transition de la V8/Agate vers la V9
Vitesse de croisière : Exposer les pratiques du quotidien pour que les agents soient associés, impliqués dans leur activité du portail
Restitutions des groupes de travail :
1. Larguez les amarres : lors d’un démarrage d’un portail ou d’un téléservice
- Mettre en place un groupe mail afin de communiquer rapidement et que tous les acteurs puissent avoir la même information,
- Réaliser des tutoriels simples et concis. La difficulté est de mettre à jour les tutoriels au fur et à mesure des versions de Aiden notamment par les copies d’écran (éviter de réaliser des copies d’écrans),
- Nommer des référents par service ou par direction pouvant venir en aide aux collègues,
- Organiser des réunions plénières pour échanger sur les bonnes pratiques,
- Aménager de permanences sur des créneaux réguliers pour échanger sur des fonctionnalités particulières (exemple module tableaux de bord).
- Structurer avec MGDIS des formations pour les référents et les agents.
2. À bâbord toute : les actions pour faciliter la transition vers un changement de produit
- Impliquer les agents dans les différentes phases dès le début du projet,
- Lors de la création des maquettes, réaliser des groupes de travail avec les agents pour les valider.
3. Vitesse de croisière : les pratiques au quotidien
- Lors de la création, validation des maquettes, réaliser des groupes de travail avec les agents,
- Mettre en place avec MGDIS des formations pour les référents et les nouveaux collaborateurs,
- Mettre des ateliers en place pour expliquer les nouvelles fonctionnalités (ville de Saint-Etienne a mis en œuvre un jeu de cartes des 7 familles),
- Constituer un réseau de référents avec des relations étroites avec le service hotline de la collectivité,
- Organiser des 30mn en visio pour présenter les nouvelles fonctionnalités.
Au vu du travail de qualité de restitution de ces groupes de travail, il est souligné qu’il est important d’être à l’écoute des agents pour que la « régate » soit agréable, réalisée dans de bonnes conditions sans tempête. Le rôle des référents est primordial, il est source de réussite.
Pour conclure cette table ronde, deux accompagnements par MGDIS ont été présentés :
- Un accompagnement au quotidien des agents par le Centre Relation Usagers
L’équipe du Centre de Relation disponible de 8h30 à 18h00 sans interruption est présente pour :
- Impliquer les agents dans les différentes phases du projet,
- Lors de la création, validation des maquettes, réaliser des groupes de travail avec les agents,
- Mettre en place avec MGDIS des formations pour les référents et les nouveaux collaborateurs,
- Mettre des ateliers en place pour expliquer les nouvelles fonctionnalités (ville de Saint-Etienne a mis en œuvre un jeu de cartes des 7 familles),
- Constituer un réseau de référents avec des relations étroites avec le service hotline de la collectivité,
- Organiser des 30mn en visio pour présenter les nouvelles fonctionnalités.
Cette équipe efficiente vous assurera la continuité de service autour d’aiden.
- Un consultant applicatif aux côtés des collectivités
Ce collaborateur MGDIS vous accompagnera pour réaliser des présentations des nouveautés de aiden, pourra réaliser un audit d’usage fonctionnel selon vos besoins, vous partagera les bonnes pratiques de nos clients, maintiendra en compétences vos administrateurs fonctionnels et vos référents.
Le pack Efficience vous garantit la réussite de votre projet aiden au sein de votre collectivité.
Atelier
La signature électronique au service des élus, agents et usagers.
Cet atelier vous a présenté la fonctionnalité de signature électronique qui sera intégrée dans Aiden au second semestre 2023. Cette fonctionnalité s’appuyant sur les API de signature électronique de Yousign, cet atelier a été l’occasion à un représentant de Yousign, Pierre LEMONNIER, de vous présenter son entreprise et de préciser pourquoi Yousign était un acteur majeur et sérieux sur le marché de la signature électronique.
La fonctionnalité de signature vous permettra de :
- dématérialiser la signature des documents issus de la décision avec le produit ;
- envoyer un document dans un parcours de signature prédéfini, par un agent d’Aiden, en permettant une signature de niveau « simple » ou « avancé » ;
- faire signer différents signataires sur un même document (usager, agent, élu, partenaire externe).
- suivre l’avancement de la signature d’un document
- vous faire bénéficier d’une valeur probante supérieure à une signature scannée
Le parcours de signature sera complétement intégré dans Aiden pour les agents. Deux niveaux de signatures seront disponibles : simple et avancée (pièce d’identité vérifiée). Votre administrateur pourra activer l’authentification OTP (mot de passe à usage unique) par SMS pour renforcer encore plus la sécurité. Les parcours de signature sont personnalisables depuis l’Espace d’administration.
Ce module complémentaire à Aiden peut vous permettre de faire un pas de plus vers la modernisation de votre relation avec vos usagers et partenaires, et d’aller plus loin dans la dématérialisation des aides et subventions.
Vendredi 2 Juin
Workshop Utilisateurs
Gestion et pilotage des données
Cet atelier a pour but de présenter les sujets retenus par le groupe de travail, d’échanger sur les fonctionnalités existantes, les cas d’usages et irritants qui ont favorisé leur sélection.
Les sujets choisis sont :
- Permettre le croisement de données
- Filtrer les données d’un tableau pour l’agent connecté
- Connaitre le créateur d’un tableau
- Ajouter des champs calculés
- Exhaustivité des champs métiers utilisés dans les gisements
Nous avons également écouté les besoins de l’ensemble des participants à ce Workshop afin de les prendre en compte dans notre réflexion autour du sujet de la data et du futur module “Tableaux”.
Les éléments remontés sont les suivants :
– Sur la page d’accueil des tableaux (Liste des tableaux/Recherche) :
* Afficher la liste des tableaux en 3 sections distinctes :
** Les miens,
** Les tableaux partagés,
** Les tableaux administrateurs
* Avoir une pagination avec une page unique pour chacune des listes de tableaux (c’est à dire pas de changement de page, mais permettre le chargement de plus d’éléments à la manière du scroll infini sur les smartphones (cela permet une recherche par ctrl+f dans le navigateur))
* Rechercher de tableaux par facettes comme c’est le cas pour les autres entités métier. Par exemple le créateur du tableau, la fréquence d’utilisation, …
* Disposer d’une gestion de favoris
– Création/Modification de tableaux :
* Ajouter un droit de création de tableaux
* Permettre l’ajout de filtres complexes affichés au-dessus du tableau permettant les premiers filtres (à l’image de ce qui existait sur Progos)
* Permettre de jouer sur la mise en forme des données du tableau (Afficher une ligne en rouge si le délai calculé pour la ligne est supérieur à 2 semaines par exemple)
* Disposer d’une agrégation automatique des champs numériques d’un tableau si le champ discriminant ne fait pas parti du tableau
* Disposer de la fonctionnalité « Association » de Progos qui permet de passer des lignes sous forme de colonnes
* Améliorer la performance des exports des tableaux
* Disposer des différentes versions du plan de financement dans les sources concernées
* A l’ajout de nouvelle informations complémentaires, les prendre en compte directement dans la source présentée
* Permettre la création de source de données personnalisées : exemple source de données FEADER
* Permettre le transfert de tableaux entre agents
* Permettre de désactiver des tableaux
* Améliorer l’ergonomie le paramétrage des sources de données
Workshop Utilisateurs
Automatisation et efficience des processus agents
Cet atelier a pour but de présenter les sujets retenus par le groupe de travail, d’échanger sur les fonctionnalités existantes et les cas d’usages et irritants qui ont favorisé leur sélection.
Les sujets choisis sont :
- Redirection d’une demande sans habilitation
- Cadre budgétaire pluriannuel
- Nouveau récapitulatif suite modification
- Export Excel des aides associées à un tiers
- Modification des tiers sur une demande
- Processus de rattachement tiers lors de la prise en charge
Nous avons récolté de nouveaux cas d’usages et ceux déjà définis ont été validés par l’assemblée qui a été très participative.
Les nombreux échanges vont nous permettre de travailler sur la solution d’évolution qui sera proposée sur chaque sujet et le groupe de travail la validera ensuite afin que chaque sujet soit proposé au vote.
Workshop Utilisateurs
Simplification et enrichissement des fonctions de paramétrage
Cet atelier a pour but de présenter les sujets retenus par le groupe de travail et d’échanger sur les fonctionnalités existantes et les cas d’usages et irritants qui ont favorisé leur sélection.
Les sujets choisis sont :
- Fonctions de calcul élargies sur les informations complémentaires
- Liste de valeurs restreinte
- Suppression/Masquage d’un téléservice/dispositif
- Blocage dépôt d’une demande pour un tiers fermé
- Forcer la sélection d’un téléservice/dispositif
- Affichage des sections standards (2022)
- Restitution des éléments de paramétrage (2022)
Nous avons récolté de nouveaux cas d’usages et ceux déjà définis ont été validés par l’assemblée qui a été très participative.
Suite à cet atelier, l’équipe de MGDIS va travailler sur la solution d’évolution proposée sur chaque sujet et le groupe de travail la validera ensuite afin que chaque sujet soit proposé au vote.
Workshop Utilisateurs
Gestion de la relation usagers
Cet atelier a permis de riches échanges autour d’un objectif commun : améliorer le parcours des usagers d’Aiden et renforcer la relation entre les usagers et les organismes.
Les sujets suivants, retenus par les membres du groupe de travail, ont été présentés :
- Faciliter l’enregistrement des informations lors d’un dépôt
- Faciliter l’accès aux demandes non finalisées
- Sollicitation à l’initiative du porteur
- Alerter l’usager de la fermeture d’un téléservice
Pour chacun de ces sujets, après un rappel de l’existant, des cas d’usages et des irritants remontés lors des workshops, les participants ont pu partager leur expérience et leurs cas d’usages.
Concernant la transmission d’informations à l’initiative du porteur de projet tout comme pour l’alerte des usagers avant la fermeture d’un téléservice, l’hétérogénéité des pratiques et du contexte « client » est ressortie des échanges. Ces partages nourriront nos réflexions et seront pris en compte dans la solution d’évolution proposée.
Atelier
Reconnaissance documentaire et contrôle anti-fraude : point d’étape et perspective avec Itesoft
S’assurer de la conformité des pièces justificatives déposées par les usagers dans le cadre d’une demande dans le produit Aiden, peut être un travail chronophage pour un agent, qui peut rallonger les délais de réponse aux demandes de subvention ou d’aide.
Pour ne pas pénaliser l’expérience utilisateurs, il peut être nécessaire de recourir à l’automatisation. MGDIS a donc envisagé d’embarquer des robots dans le produit pour effectuer des traitements intelligents de documents (contrôles de conformité, extraction de données, …).
Partant de ce constat, MGDIS s’est rapproché de la société ITESOFT, spécialiste de la reconnaissance documentaire et du contrôle anti-fraude, afin de déterminer s’il était possible d’utiliser leurs services de reconnaissance documentaire.
Lors de cet atelier, ITESOFT et MGDIS présentait l’état d’avancement de ce projet, avec la présentation de la première réalisation sur le sujet, qui va consister à ajouter dans Aiden un contrôle de conformité automatique des pièces de type « Pièces d’identité » ou « RIB ».
Cet atelier a également été l’occasion d’échanger sur des perspectives d’évolutions dans Aiden, sur la thématique de reconnaissance documentaire, réalisables par l’utilisation du service « Capture as a Service » d’ITESOFT (contrôle de lisibilité des documents, extraction de données des documents, amélioration des images, …).
Ces échanges se sont terminés sur la présentation par ITESOFT de leur service de lutte contre la fraude documentaire « Fraud Detection as a Service », qui pourra prochainement faire émerger des idées d’évolution, toujours dans un objectif d’optimisation des traitements des aides et subventions dans Aiden.
Table ronde
Explorons les usages inattendus du logiciel Aiden
Au travers de cette table ronde, découvrez différents cas d’utilisations moins courants de la solution Aiden afin de permettre un regard croisé entre collectivités et peut être permettre l’extension des usages de la solution.
- Dans le domaine social, avec le département de la réunion avec le chèque marmaille, une aide à la garde d’enfants pour les familles à revenus modeste ou encore, les dispositifs seniors en vacances proposés par l’agence nationale des chèques vacances.
- Nous avons pu constater la forte augmentation de dispositifs liés au développement durable, avec, par exemple, des aides aux particuliers pour l’installation de panneaux solaires dans le lot, de récupérateurs d’eau à la communauté urbaine de Dunkerque ou encore de poulaillers avec le Calitom, Syndicat de gestion des déchets, en Charente.
Le dernier cas, porté par l’Agence de Développement Normandie dans le domaine du développement économique, a été approfondit afin d’exposer comment différents mécanismes de la solution ont pu être sollicités et ordonnancés entre eux, pour gérer un processus paraissant de prime abord complexe à implémenter dans la solution.
En effet, le processus nécessite plusieurs téléservices matérialisant les étapes de la démarche globale d’un porteur de projet de création ou de reprise d’entreprise en région Normandie. Ces étapes successives, faisant intervenir l’agence de développement, la région, des opérateurs d’accompagnement ont pu être gérés en conformité avec le processus métier tout en permettant la dématérialisation de chacune d’elle du dépôt au paiement des aides.
Loïc Botrel, chef de projet MGDIS, qui a accompagné l’Agence de développement Normandie durant cette mise en œuvre, est également intervenu pour détailler les différentes problématiques rencontrées et échanger avec les participants afin, nous l’espérons, d’avoir fait apparaitre de nouvelles possibilités d’implémentation de processus moins linéaires dans la solution Aiden.
Atelier
Tirez le meilleur du logiciel Aiden : Taux d’adoption utilisateurs, évolutions, pilotage opérationnel, sécurité.
Le produit Aiden évolue sans cesse, ce qui crée des challenges pour vos équipes : agents, experts fonctionnels, testeurs, RSSI, chefs de projet…
Dans cet atelier, nous avons exploré ces problématiques et présenté des solutions pour un accompagnement optimal par les équipes MGDIS.
C’est ainsi qu’ont été dévoilés les packs :
- Gouvernance (pilotage actif du contrat de maintenance)
- Efficience (restez à niveau et exploitez toutes les fonctionnalités utiles dans votre contexte)
- Sérénité (toutes les nouvelles versions testées sur vos environnements)
- Vigilance (les résultats de nos PenTests pour vos RSSI et vos homologations RGS).
Formation SOFI
Vendredi matin, notre formation avait comme thème « SOFI : optimisez votre utilisation avec des cas concrets pour relever les défis à venir ».
L’objectif était de présenter des fonctionnalités permettant de répondre aux besoins actuels et futurs des établissements, de fournir aux utilisateurs des astuces sur l’utilisation de SOFI, d’échanger sur l’utilisation et de partager les différentes expériences des utilisateurs, notamment sur les thèmes suivants :
- Indicateurs et ratios liés au CNIS
- Projets SEGUR
- Import HELIOS
- Contrôle et validation des données
- Mise en pratique des dernières évolutions
- …
De nombreux échanges entre les différents établissements et l’équipe MGDIS ont eu lieu lors de cette formation dans la bonne humeur et une excellente ambiance
Plénière de clôture
Plénières, tables rondes, ateliers participatifs, retours d’expérience, corners de démonstrations, soirée au cœur du Golfe du Morbihan, échanges avec les équipes MGDIS ont rythmé ces 2 journées.
Lors de cette édition, 115 clients représentant 67 organismes nous ont fait le plaisir d’être venus à Vannes pour un évènement exceptionnel, très attendu à la fois par les utilisateurs et les équipes MGDIS.
Ces deux journées étaient rythmées par des plénières et sous-plénières riches en contenus, une keynote et une table ronde sur la sécurité, 3 tables rondes, 2 ateliers métier, 2 ateliers partenaires, 4 workshops utilisateurs, une formation utilisateurs, des corners pour des démonstrations et des échanges avec les collaborateurs MGDIS, une soirée conviviale au cœur du Golfe du Morbihan.
A l’issue du Club Utilisateurs, une enquête de satisfaction a été réalisée auprès des participants afin de recueillir leur ressenti, les suggestions d’amélioration et les thématiques qu’ils voudraient voir aborder lors de la prochaine édition.
- 87% se sont dit très satisfaits vis-à-vis du Club Utilisateurs et 13% satisfaits
- Concernant les ateliers, 64 % des clients les ont trouvés très intéressants et 33% intéressants
- Vous êtes 85% à vouloir absolument venir au prochain Club Utilisateurs et 14% se disent intéressés par la prochaine édition
Vous avez résumé en UN MOT ce Club Utilisateurs et les mots qui reviennent le plus sont : Intéressant, Enrichissant, Echanges, Super, Convivial, Utile, Excellent, Efficacité, Partage, Stimulant, Efficacité, Collaboratif, A refaire !
Nous sommes heureux d’avoir réussi à répondre à vos attentes à travers les contenus qui vous ont été proposés et des formats d’ateliers participatifs et collaboratifs. Vos suggestions et thématiques proposées nous challengent et nous motivent à améliorer la « formule » de ce Club Utilisateurs afin qu’il se rapproche au maximum de vos besoins et attentes.
Au plaisir de vous retrouver en 2024 sur des Clubs Utilisateurs dédiés aux différentes typologies d’organismes publics et établissements publics de santé.