Club Utilisateurs Départements 2020 - Retour sur l'évènement

Club Utilisateurs Départements 2020 – Retour sur l’évènement

Votre Club Utilisateurs se déroulait pour la première fois en visioconférence le 13 octobre 2020. Vous étiez plus de 30 conseils départementaux à suivre cet évènement annuel et nous tenions particulièrement à vous remercier pour votre participation aux ateliers, aux retours d’expérience et aux échanges avec vos interlocuteurs MGDIS ainsi qu’avec vos pairs.

Pour celles et ceux qui n’ont pu se libérer pour cette édition ainsi que pour les présents qui souhaitent revoir les présentations, nous mettons à votre disposition ci-dessous les replays de tous les ateliers ainsi que leurs résumés.

Actualités MGDIS et projets marquants 

Depuis le dernier Club U en 2019, MGDIS a connu un développement important en terme de chiffre d’affaires, passant à 10 M€ (+10%) fin 2019. Par ailleurs, nous avons confirmé notre choix de rester un éditeur indépendant en termes financiers, ainsi une augmentation de capital courant 2019 a permis à de nouveaux collègues de rejoindre l’actionnariat, faisant de MGDIS une société détenue aujourd’hui par une soixantaine de salariés et anciens salariés. Cette structuration du capital nous permet de poser notre stratégie et nos choix technologiques en toute autonomie et indépendance. Afin d’accompagner notre croissance, nous renforçons nos équipes de façon continue, ce qui devrait amener le nombre de salariés à 150 fin 2020 (contre 118 début 2019). Notre parc clients « Aides » continue de s’étoffer sur tous nos marchés et l’année 2020 a été pour nous dynamique dans la mesure où nous avons dû, en plus, déployer près de vingt plates-formes d’aides d’urgence COVID en plein confinement et en un temps record. Cette démarche nous a surtout confortés dans nos choix humains car les salariés ont répondu présents et n’ont pas compté leurs heures, en plein confinement et en télétravail à 100%, pour contribuer à l’effort de solidarité nationale (ces plates-formes ont été vendues à prix coûtant).

Enfin, nous développons une offre de services associés à notre offre « Aides », afin d’apporter notre savoir-faire en complément de nos outils progiciels. Ainsi, nous avons ouvert un Centre de Relations Usages (helpdesk et externalisation d’instruction de dossiers) et proposons désormais des prestations de Conseil en urbanisation et conduite du changement.

Mise en œuvre du nouveau Portail des Aides servant plusieurs types de services et de demandeurs - REX CD 29

Le témoignage de Madame Minger, Chef de Projet e-démarches, sur le retour d’expérience du département du Finistère détaille les différentes phases de ce projet. Que ce soit en amont, avec des objectifs forts de :

Partager l’information avec les bénéficiaires,
Mettre en œuvre des process de dématérialisation des subventions
Moderniser la relation aux usagers
Moderniser l’image du département
Réduire les temps de traitements des dossiers de subventions

Après un benchmark des solutions du marché, le département du Finistère a identifié MGDIS pour répondre à ces besoins grâce à sa solide expérience dans le domaine de l’instruction et de création de portail de dépôt des demandes. Les points significatifs pour le département du Finistère furent :

L’adéquation du Portail V9 avec les besoins de la collectivité
Le leadership de la solution MGDIS avec 16 régions et 37 départements clients
L’autonomie du département pour paramétrer le portail V9
La possibilité de contractualiser par l’UGAP
La réactivité et la méthodologie proposé par MGDIS

Au-delà des aspects quantitatifs, les grandes plus-values valorisées par le département sont d’avoir une grande fluidité des échanges avec leurs bénéficiaires, un gain de temps manifeste pour les instructeurs du département, une modernisation des process non seulement en externe mais également en interne. Un beau projet à découvrir dans le témoignage de Madame Minger.

Quel plan de transition vers le Portail des Aides V9 ?

Le passage de Progos (V8) au Portail des Aides (V9) s’avère bien + qu’une migration technique !

De nombreux enjeux sont adressés par la proposition de transition :

La dématérialisation complète des processus et échanges avec les porteurs de projets
La simplification des démarches des usagers et des agents
L’harmonisation des dispositifs et la définition de troncs communs
L’évaluation des politiques publiques
Le travail collaboratif intra-département et avec les partenaires
La bonne intégration du Portail des Aides dans le système d’informations

Le projet de transition n’est pas une simple migration technologique car il apporte en premier lieu des nouvelles réponses à des enjeux forts telles la dématérialisation et la simplification des usages.

MGDIS vous propose de co-construire le plan de transition personnalisé au travers d’une phase structurante de cadrage de projet.

Comment fluidifier et sécuriser la transmission de vos documents comptables avec les solutions MGDIS ? - REX CD 71

Le témoignage de Madame Blay, Cheffe du service systèmes d’information financiers, et de Madame Chaffaud, Cheffe de projet informatique, part du constat que l’obligation réglementaire de la dématérialisation des pièces justificatives au 1^er janvier 2019 a eu un certain nombre d’impacts sur l’organisation des agents du département avec :

La modification des process de paiements des subventions
Les manipulations supplémentaires dans plusieurs outils informatiques

Créant ainsi des accroissements du temps de traitements des dossiers de subventions.

Les objectifs du département de la Saône et Loire, au-delà du gain de temps de traitements fut de profiter de ce projet pour :

Optimiser les processus
Dématérialiser toute la chaine de traitement du dossier de subventions
Diminuer et fluidifier les taches des instructeurs
Augmenter l’interopérabilité au sein du SI

Découvrez dans ce témoignage comment le département de la Saône et Loire a optimisé son process pour plus de 2 800 dossiers par an.

Nouveautés Portail des Aides V9

Lors de cet atelier, nous avons abordé les nouveautés de la version 9 délivrées durant l’année écoulée :

Les modules facilitant la communication entre le demandeur et l’administrations : le fil de discussion
Les contributions pour modifications
L’API entreprise qui permet le pré remplissage de formulaires pour le demandeur à partir de donnée de référence

Les fonctionnalités de gestion des avis partenaires ont été également présentées, elles permettent aux organismes externes à la collectivité de consulter des dossiers via la plateforme. Le contrôle des données sensibles des tiers pour suivre les modifications réalisées par les bénéficiaires et le nouvel écran d’accueil de l’espace agent qui facilite la prise en charge des demandes et des autres taches à réaliser, contribuent à une plus grande efficience du travail d’instructeur.

Enfin, nous avons également présenté le tronc commun des connecteurs avec les gestions financières, à savoir eSedit, Astre, Coriolis V4.7 et Grand Angle.

Ces nouveautés qui enrichissent la solution sont le fruit d’une collaboration constante avec nos clients utilisateurs qui guident les évolutions de la solution MGDIS. Elles ont été appréciées de la communauté d’utilisateurs présents et ont suscités des questions et échanges quant à leur mise en œuvre.

Quelles évolutions sont prévues à travers la road map ?

Cet atelier a été l’occasion de présenter les fonctionnalités prévues dans la roadmap pour les 9 mois à venir et ainsi de se projeter sur les possibilités offertes par le Portail des Aides.

Nous avons ainsi pu évoquer ensemble les évolutions autour :

Des campagnes de bourses
De la mise en place de listes de valeurs hiérarchisées (critères statistiques)
De la publication de la notification dans l’espace usager
Du paramétrage d’informations complémentaires calculées, initialisées et/ou avec une règle de validation
De la mise à disposition des informations complémentaires de type indicateurs
De la création unitaire des traitements avant et après vote
De l’utilisation des imputations partielles
De la future interface avec Coriolis V5
De la fonctionnalité de designer de thèmes
De l’étendue de l’Api Entreprise pour la récupération des documents

En raison du caractère confidentiel de ce document nous ne pouvons le mettre en ligne. Nous vous invitons à revenir vers nous si vous souhaitez plus de précisions sur une évolution à venir.

Et si on créait un club inter-départements ?

A travers la création d’un club Inter-Départements venant compléter le Club Utilisateurs, nous souhaitons :

Matérialiser les engagements de mutualisation des moyens par la création d’une communauté,
Mutualiser une enveloppe annuelle dédiée aux Départements pour faire évoluer la solution,
Animer cette communauté via une plateforme collaborative

Comme déjà initiée pour nos clients des Conseils Régionaux, l’idée est de co-construire avec les Conseils Départementaux les futures évolutions souhaitées au sein du logiciel MGDIS Portail des Aides dans les prochaines années.

Conclusion & perspectives

Nous espérons que tous les ateliers vous ont apporté des réponses et des inputs pour mettre en place vos futurs projets.

En 2021, nous envisageons d’organiser à nouveau un Club clients plus généraliste. D’ici-là, nous pouvons mettre en place des ateliers sur des thématiques particulières qui vous tiennent à cœur.

En parallèle, nous échangerons avec vous sur la mise en place du Club Inter-Départements.

Toute l’équipe MGDIS se tient à votre disposition pour tout complément d’information.