Château-Thierry, ville du département de l’Aisne, en région Hauts-de-France, est nichée au cœur de la vallée de la Marne, au pied des vignobles en appellation Champagne. Cette commune est également connue pour avoir vu naître Jean de La Fontaine, et dont un musée et des festivités lui sont consacré.
En 2018, suite au rachat du logiciel AGATE de PLANITECH par MGDIS, la ville de Château-Thierry a opté pour le logiciel MGDIS – Essentiel Aides aux Associations afin de dématérialiser la gestion des associations et des subventions à travers un portail facilitant le dialogue avec l’administration.
Pourquoi Château-Thierry avait besoin d’une solution du type essentiel aides ?
Auparavant, la gestion des demandes de subventions des associations de la ville de Château-Thierry se faisait en version papier avec un suivi sur tableur et cela était chronophage.
« En terme de travail c’est assez diversifié, sur la ville de Château-Thierry, on a un tissu associatif bien développé. Pour une ville de 15 000 habitants, notre territoire compte près de 400 associations. »
Chaque année, la ville de Château-Thierry aide près de 400 associations et verse près de 800 000 € de subventions. Auparavant, toutes les demandes de subventions étaient gérées de façon dématérialisée et suivies sous tableur, avec un risque d’erreur très élevé. Désormais, 110 dossiers de demandes de subventions sont traités chaque année.
Est-ce que vous observez un pic d’utilisation, une forme de saisonnalité dans l’utilisation du logiciel ?
La collectivité de Château-Thierry utilise MGDIS – Essentiel Aides aux Associations pour les demandes de subventions – d’octobre jusqu’à la mi-décembre -, au traitement des dossiers et jusqu’au vote du budget en février. Le processus s’étale du dépôt de la demande à l’instruction. Lorsque notre logiciel sera interfacé avec une Gestion Financière, la ville de Château-Thierry pourra procéder au paiement des aides allouées à travers le portail.
Quels sont les bénéfices que vous avez constatés depuis que vous utilisez ce logiciel ?
Lors du passage au logiciel, il y a un an, les associations étaient quelque peu réticentes. Dans l’ensemble cela s’est très bien passé lors de cette première année. Les associations ont désormais pris l’habitude de réaliser leurs démarches de demandes de subventions de manière dématérialisée sur le portail des aides MGDIS.
Le logiciel MGDIS Essentiel Aides aux associations nous permet d’avoir un processus maîtrisé du dépôt de la demande de subvention à l’instruction.
