Tangi YOUINOU, Chef de service, Direction de la culture, des patrimoines et du sport, explique pourquoi le Conseil Départemental du Finistère a choisi MGDIS et le Portail des Aides pour dématérialiser l’intégralité du circuit de dépôt d’une demande de subventions, de son dépôt à son paiement par la collectivité, en passant par les pièces pour instruction et pour paiement.
Combien de personnes compte votre service ?
Onze personnes sont affectées au service et dont une partie affectée aux missions Culture.
Pourquoi avoir choisi de dématérialiser le processus de demandes de subventions ?
Culture patrimoine sports est l’un des services expérimentateurs de la dématérialisation. Le choix a été fait, non pas uniquement par le service, mais par la collectivité, d’améliorer et de simplifier ses relations avec les partenaires associatifs ou collectivités sur la question de demandes de subventions et d’échanges informatiques quotidiens.
Quels seront les impacts de la dématérialisation ?
Ce qui va vraisemblablement changer c’est forcément l’instruction des dossiers en tant que tel puisque jusqu’à présent on est, de manière schématique, dans une gestion papier en termes de réception de courriers, de rédaction d’accusé de réception, de manipulation des dossiers, qui, année après année, peuvent être très conséquent il va avoir tout ce côté matériel-là qui va être bouleversé forcément puisque nous avons plusieurs centaines de demandes de subventions par an au niveau du service.
Quels sont les bénéfices de la plateforme pour les agents ?
On espère qu’il va avoir un gain de temps sur la gestion matérielle qui devrait plus ou moins disparaître. Le côté manipulation des demandes et de relance des partenaires, quand il manque une pièce quand on a besoin d’un commentaire particulier sur tel ou tel de leurs propos.
Quels sont les bénéfices pour vos partenaires ?
Un gain de lisibilité de la part des partenaires puisque le dispositif que l’on lance va permettre à chaque partenaire de suivre la vie de sa demande auprès de votre service c’est à dire la question de la recevabilité, de la mise en instruction et ensuite à terme de la décision qui va être prise par les élus départementaux. Et puis un certain nombre de documents que l’on demande pour chaque demande de subvention par exemple n’auront pas ces pièces à nous redonner puisqu’elles seront mémorisées dans le logiciel.
La plateforme va-t-elle modifier votre façon d'animer votre service ?
Ce qui va changer pour moi et pour les collègues, c’est justement moins de manipulations de pertes éventuelles de dossiers qui est toujours possible quand c’est matériel. Donc ça va forcément sécuriser la chose. Et puis en termes d’outil collectif pour moi dans le pilotage du service et des missions des uns des autres on a une possibilité avec cette plateforme d’avoir des tableaux de bord, qui va nous permettre de voir les charges de travail des uns des autres réelles et ça va j’espère me donner des informations pouvant permettre de réorienter certaines choses au sein du collectif de travail.
Comment s'est déroulé votre collaboration avec MGDIS ?
On a pu, nous, dire aux collègues de MGDIS quelles étaient nos attentes, nos besoins, nos doutes nos craintes. Tout ça a été entendu et les échanges ont été permanents. Donc le service s’est engagé totalement dès le début de la construction de ce qui allait devenir notre outil.
Projetez-vous d'ouvrir d'autres téléservices ?
On a deux grands téléservices qui vont être mis en production. On imagine sur 2020 qu’on pourrait avoir trois ou quatre téléservices sans doute proposés aux partenaires sachant que nous on a un nombre important de déférents dispositifs et que c’est aussi l’occasion pour nous de voir si on peut rassembler des dispositifs qui étaient séparés aujourd’hui dans notre organisation sur un même téléservice.
Etes-vous satisfait du projet global ?
Il y a une satisfaction globale des collègues qui sont en période d’instruction. Les partenaires sont plutôt si satisfaits, les premiers retours que l’on a sont plutôt positifs. L’interrogation que l’on a aujourd’hui c’est de changer de méthodes de suivi de notre charge de travail et des relations que l’on a avec nos partenaires. C’était à dire qu’avant, très visuellement on voyait notre pile de dossiers baisser ou augmenter donc on savait où on en était visuellement. Donc il faut qu’on change sans doute nos schèmes de pensée et de travail, ça va demander un petit temps d’adaptation.
