Le Département du Lot utilise le logiciel Aiden depuis 2020 et déploie des téléservices autour de la transition énergétique. Cette collectivité se dit très satisfaite du logiciel Aiden et des équipes MGDIS.
Retour d'expérience de Sophie KAUFHOLZ du Département du Lot sur le logiciel Aiden
Découvrez le témoignage de Sophie KAUFHOLZ, cheffe de projet fonctionnel au Département du Lot, sur les points forts du logiciel Aiden développé par MGDIS.
Pouvez-vous vous présenter ?
Je m’appelle Sophie Kaufholz, je suis cheffe de projets fonctionnels au Département du Lot. Ma mission est de préparer et coordonner la dématérialisation des dispositifs de subventions au sein de la collectivité, en collaboration avec les équipes métiers et l’équipe informatique.
Pourquoi le Département du Lot s'est équipé du logiciel Aiden ?
En 2020, le Département du Lot cherchait un outil pour gérer et suivre les demandes de subventions depuis le dépôt de la demande par l’usager, qu’il soit particulier, association ou collectivités, et ce jusqu’au paiement de la subvention accordée. C’est pourquoi nous avons choisi de travailler avec MGDIS.
Quels dispositifs avez-vous déployés ?
Le premier téléservice déployé par le Département du Lot en 2020 a été un téléservice dédié aux particuliers qui visait à apporter une aide financière aux Lotois et aux Lotoises qui souhaitaient acquérir un véhicule électrique ou hybride rechargeable : qu’il soit vélo ou voiture. Nous avons reçu presque 5000 demandes en deux ans. Pour poursuivre nos ambitions en matière de transition énergétique en 2023, nous venons d’ouvrir deux téléservices pour aider les propriétaires qui souhaitent installer des panneaux photovoltaïques sur leur maison afin qu’ils puissent être autonome en production d’énergie, d’électricité ou d’eau chaude sanitaire grâce à l’énergie solaire.
Quels sont les bénéfices pour les agents du Département du Lot ?
Côté agent, le bénéfice porte notamment sur la qualité des dossiers que l’on reçoit sur Aiden (ex : Portail des Aides) qui sont quasi systématiquement complets contrairement à ce qui était le cas quand on recevait des dossiers papier. Ce qui dégage du temps pour toute la partie instruction par les agents. En complément, Aiden permet d’avoir un meilleur suivi sur les dossiers reçus et connaître rapidement leur état d’avancement.
Quels sont les bénéfices pour les usagers du Département du Lot ?
Le Département du Lot a comme objectif de faciliter les démarches aux usagers. La mise en ligne des subventions sur le logiciel Aiden permet aux Lotois d’avoir un service disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 directement depuis chez eux. Si l’usager, qu’il soit particulier, association ou collectivité, fait une demande sur le portail, il a la possibilité d’enregistrer certaines de ces informations et documents justificatifs afin de les réutiliser en cas d’une nouvelle demande pour éviter de se répéter.
Quelle est votre satisfaction vis-à-vis du logiciel Aiden et de l'accompagnement par nos équipes ?
Le logiciel Aiden nous a permis de mettre en place des campagnes de subventions à grande échelle. Traiter 5000 demandes en plus des dossiers habituels à l’échelle de notre collectivité, c’était pas anodin !
Les équipes MGDIS ont largement collaboré avec nos équipes informatiques dans la mise en place de chacun de nos projets de dématérialisation et nous ont permis de respecter nos objectifs de mise en ligne.
Seriez-vous prêts à recommander le logiciel Aiden à d'autres collectivités ?
Oui car la dématérialisation des subventions est un enjeu important pour le Département du Lot et pour d’autres collectivités. La mise en place du logiciel Aiden participe justement à notre transition vers le numérique.
